Einleitung
Die Lohnverwaltung wird von KMU und Selbstständigen in der Westschweiz oft unterschätzt und birgt viele administrative und rechtliche Fallstricke. Ein Versäumnis oder Fehler kann zu Strafen, Verzögerungen und Konflikten mit Behörden oder Mitarbeitenden führen. Dieser Leitfaden (2026) hilft, 6 häufige Fehler zu vermeiden und bietet praktische Ratschläge, aktuelle Sätze und wichtige Beispiele.
1. Verpflichtende Sozialversicherungs-Meldungen vergessen
Kontext: KMU und Selbstständige müssen jährlich ihre Angaben an die AHV/IV/EO-Kasse und andere Sozialversicherungen melden. Verspätung oder Auslassung ist teuer.
Zu tun:
- Überprüfen Sie die Anmeldung bei der richtigen kantonalen AHV-Kasse.
- Melden Sie die ausbezahlten Löhne (offizielles Formular) vor dem 31. Januar.
- Prüfen Sie, dass jeder Arbeitnehmende oder Selbständige im richtigen System angemeldet ist (Versichertenstatus!).
Tipp: Bewahren Sie den Nachweis der elektronischen oder schriftlichen Einreichung auf (Unterschrift erforderlich).
2. Falsche Anwendung der Sätze für AHV/IV/EO, BVG, UVG oder ALV
Kontext: Die Sätze variieren je nach Kanton, Tätigkeit oder System. Ein Rechenfehler bedeutet falsche Abrechnung, Kontrolle und Nachzahlung.
Sätze 2026:
- AHV/IV/EO: 10,60% (Arbeitgeber/Arbeitnehmer zusammen), Hälfte/Hälfte geteilt
- BVG (berufliche Vorsorge): 7–18%, alters- und planabhängig
- UVG (Unfall): 1–2%, abhängig von Branche
- ALV (Arbeitslosigkeit): 2,2% (bis CHF 148'200/Jahr, Jahresmaximum)
- Beispiel Genf 2026:
- AHV/IV/EO: 10,60%
- ALV: 2,2%
- UVG: 1,1%
Zu tun: Für jede/n Arbeitnehmer/in oder im Fall der Selbstständigkeit direkt – überprüfen Sie Ihre Beitragssätze auf der offiziellen Kantonswebseite oder via Swissdec-Plattform.
3. Überstunden oder Spesen (Mahlzeit/Reise) nicht berücksichtigen
Kontext: Mehrarbeit, Prämien oder Rückerstattungen gehören zum Bruttolohn. Auslassung = Streitfälle, Nachzahlungen und teure Korrekturen.
Zu tun:
- Listen Sie jede Art von Zulage oder Bonus (monatliches Protokoll).
- Erstellen Sie eine klare, durch GV/Geschäftsleitung genehmigte interne Richtlinie.
- Verwenden Sie eine Excel-Vorlage oder ERP-Software mit eigenen Rubriken.
4. Verspätete/vergessene Zustellung der Lohnausweise zu Jahresbeginn
Kontext: Jeder Arbeitnehmende oder Selbstständige muss den Lohnausweis (bzw. Jahresauszug) vor dem 31. Januar für die Steuererklärung erhalten.
Zu tun:
- Planen Sie die automatische oder manuelle Erstellung ab 25. Januar.
- Prüfen Sie die Übereinstimmung des Ausweises mit dem offiziellen Muster: Lohnausweis BFS
Tipp: Bei Berichtigung Ausweis stornieren und neu ausstellen.
5. Vernachlässigung der Abrechnung von Beiträgen (Selbstständige – Anschluss, Status, Berechnung)
Kontext: Selbstständige müssen ihren AHV-Status nachweisen und das massgebende Einkommen melden (Berechnung durch Steuerverwaltung/AHV, variabler Satz).
Zu tun:
- Erstellen Sie ein Budget für ein erwartetes Jahreseinkommen
- AHV-Berechnung: Satz 10–10,6%, nach Schwelle/Tätigkeit. AHV Genf
- Überprüfen Sie Mitgliedschaft und dokumentieren Sie jede Quartalszahlung
6. Unterschätzung des Absenzenmanagements: Krankheit, Unfall, Mutter-/Vaterschaft
Kontext: Der/die Arbeitgeber/in muss Meldungen an UVG, BVG und KTG (Krankentaggeld) machen und die Bescheinigung innerhalb 3 Tagen dem Mitarbeitenden aushändigen.
Zu tun:
- Codes und Formulare für jeden Absenzen-Typ aufführen
- Gesetzliche Fristen für UVG (Unfall), BVG (Mutterschaft, Invalidität) einhalten
- Raster der kantonalen Genfer Mutterschaftsversicherung beachten
Übersichtstabelle Sozialabgaben und Pflichten nach Kanton (2026)
| Kanton | AHV/IV/EO | ALV | BVG min | UVG (Industrie) | Lohnausweis: Frist | |------------|:---------:|:---:|:-------:|:---------------:|:---------------------:| | Genf | 10,60% |2,2% | 7% | 1,1% | 31. Jan. | | Waadt | 10,60% |2,2% | 8% | 1,0% | 31. Jan. | | Wallis | 10,60% |2,2% | 7% | 0,8% | 31. Jan. | | Neuenburg | 10,60% |2,2% | 7% | 1,2% | 31. Jan. | | Freiburg | 10,60% |2,2% | 7% | 0,9% | 31. Jan. |
Praxistipps für 2026
- Lohnabrechnung mit Swissdec-zertifizierten oder ERP-Lösungen wie Odoo zentralisieren – weniger Fehler!
- Lassen Sie Ihre Lohnprozesse jährlich prüfen oder ziehen Sie eine Treuhand hinzu.
- Dokumentieren Sie jede Etappe: Anschluss, Sätze, Frist, kantonales/branchenspezifisches Modell.
- Schulen Sie Ihre HR-Verantwortlichen zu Gesetzen und neuen Sätzen jährlich.
Fazit
Lohnmanagement dreht sich nicht nur um den Gehaltsempfang: Es ist ein komplexes Geflecht aus Sozial- und Steuerpflichten – je nach Kanton, Tätigkeit und Status verschieden. Optimieren Sie die Abläufe, um Risiken und Kosten zu mindern. Nutzen Sie die in diesem Artikel konkret mitgegebenen Tipps.