GwG/AML im Treuhandwesen: Pflichten, KYC, Risiken und Compliance-Dossier

Umfang und Pflichten des GwG: Wer ist betroffen?

Das Schweizer Geldwäschereigesetz (GwG) ist ein zentraler Pfeiler im Kampf gegen Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung. Es gilt für eine breite Palette wirtschaftlicher Akteure, insbesondere für diejenigen, die mit der Verwaltung von Vermögenswerten oder Finanzmitteln betraut sind. Doch wer ist genau von diesem Gesetz betroffen?

GwG-pflichtige Einheiten

1. Finanzinstitute: Banken, Vermögensverwalter, Versicherungen und andere Finanzintermediäre sind direkt betroffen.
2. Treuhänder und Anwälte: Fachleute, die Gelder für Dritte verwalten oder Dienstleistungen zur Firmengründung anbieten.
3. Händler: Wer Bargeldzahlungen über CHF 100'000 annimmt.
4. Glücksspielorganisationen: Casinos und ähnliche Einrichtungen.

Hauptpflichten

• Kundenidentifikation: Überprüfung der Identität von Kunden und wirtschaftlich Berechtigten.
• Transaktionsüberwachung: Erkennung verdächtiger Vorgänge.
• Meldung verdächtiger Aktivitäten: Pflicht zur Meldung jeder verdächtigen Aktivität an MROS (Quelle: MROS - fedpol).
• Schulung und Sensibilisierung: Mitarbeitende müssen geschult werden, um Anzeichen von Geldwäscherei zu erkennen.

KYC (Know Your Customer): anzufordernde Unterlagen und Prüfprozess

KYC ist eine zentrale Pflicht für Treuhänder und andere GwG-pflichtige Fachleute. Es handelt sich um einen strukturierten Prozess zur Identifizierung und Überprüfung der Kundenidentität.

Schritte im KYC-Prozess

1. Informationssammlung:

• Name, Vorname, Geburtsdatum.
• Vollständige Adresse.
• Nationalität.
• Beruf und wirtschaftliche Tätigkeit.

2. Dokumentenprüfung:

• Reisepass oder Personalausweis.
• Handelsregisterauszug für Unternehmen.
• Aktueller Wohnsitznachweis.

3. Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten:

• Vom Kunden unterschriebene Erklärung.
• Prüfung komplexer Strukturen (Trusts, Holdings).

Tabelle: Erforderliche Dokumente für KYC

Überwachungsaspekte: Umgang mit PEPs und Sanktionslisten

Wer sind PEPs?

PEPs (Politisch exponierte Personen) sind Personen, die wichtige öffentliche Ämter innehaben oder innehatten, sowie deren Angehörige. Diese Personen bergen ein erhöhtes Risiko für Korruption oder Geldwäscherei.

Wie werden PEPs verwaltet?

1. Identifikation:

• Nutzung spezialisierter Datenbanken zur Erkennung von PEPs.
• Direkte Befragung des Kunden im KYC-Prozess.

2. Erhöhte Überwachung:

• Tiefgehende Analyse der Transaktionen.
• Festlegung spezifischer Grenzen für Finanzgeschäfte.

Verwaltung von Sanktionslisten

Internationale Sanktionslisten, wie jene vom SECO (Quelle: Maßnahmen im Zusammenhang mit internationalen Sanktionen), müssen regelmäßig konsultiert werden, um Transaktionen mit sanktionierten Personen oder Unternehmen zu vermeiden.

Tabelle: Unterschiede zwischen PEPs und Sanktionslisten

Pflichtmeldungen an MROS: Verfahren und Nachverfolgung

Wann muss gemeldet werden?

Eine Meldung an das Meldesystem für Geldwäscherei (MROS) ist in folgenden Fällen Pflicht:

• Verdacht auf Geldwäscherei.
• Verbindung zu einer kriminellen Aktivität.
• Person oder Unternehmen auf einer Sanktionsliste.

Schritte für eine Meldung

1. Identifikation verdächtiger Aktivitäten:

• Analyse ungewöhnlicher Transaktionen.
• Prüfung der Kundendokumente.

2. Dossiererstellung:

• Sammlung von Beweisen.
• Erstellung eines detaillierten Berichts.

3. Einreichung bei MROS:

• Nutzung der entsprechenden Plattform (Quelle: MROS - fedpol).

4. Nachverfolgung:

• Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden.

Praxisfall: Meldung und finanzielle Auswirkungen

Ein Treuhänder entdeckt, dass ein Kunde CHF 500'000 von einem Offshore-Konto ohne klare Begründung überwiesen hat. Nach Analyse meldet er den Vorgang an MROS. Die Untersuchung ergibt, dass die Gelder aus einer kriminellen Aktivität stammen. Der Kunde wird strafrechtlich verfolgt, und der Treuhänder entgeht Sanktionen wegen Nichteinhaltung des GwG.

Schritte zur Erstellung eines Compliance-Dossiers

1. Risikobewertung:

• Identifikation risikobehafteter Branchen.
• Bewertung der Kunden nach Profil.

2. Einführung interner Verfahren:

• Entwicklung von KYC-Richtlinien.
• Schulung der Mitarbeitenden.

3. Kontinuierliche Überwachung:

• Automatisierung der Kontrollen.
• Regelmäßige Aktualisierung der Kundendaten.

4. Interne Revision:

• Periodische Überprüfung der Prozesse.
• Behebung von Schwachstellen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Typische Fehler

1. Unvollständige Kundenidentifikation:

• Nicht alle erforderlichen Dokumente werden gesammelt.
• Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten wird vernachlässigt.

2. Fehlende Schulung:

• Mitarbeitende sind nicht zu GwG-Pflichten geschult.

3. Nichteinhaltung von Meldefristen:

• Verzögerungen bei der Übermittlung von Informationen an MROS.

Wie kann man sie beheben?

• Ein internes Kontrollsystem einführen: Regelmäßige Überprüfung der Kundendossiers.
• Personal schulen: Pflichtschulungen organisieren.
• Technologische Tools nutzen: Investition in Compliance-Software.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu GwG und Geldwäschereikonformität

1. Was ist das GwG? Das Geldwäschereigesetz (GwG) ist eine Schweizer Vorschrift zur Prävention und Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung.

2. Welche Risiken bestehen bei Nichteinhaltung des GwG? Risiken sind Bußgelder, strafrechtliche Sanktionen und Reputationsschäden für das Unternehmen.

3. Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung des GwG? Sanktionen reichen von hohen Geldstrafen bis zu Freiheitsstrafen für Verantwortliche.

4. Wie identifiziert man eine PEP? Durch Nutzung spezialisierter Datenbanken und gezielte Fragen im KYC-Prozess.

5. Was ist MROS? MROS ist das Meldesystem für Geldwäscherei in der Schweiz. Es nimmt Meldungen zu verdächtigen Aktivitäten entgegen und analysiert diese.

6. Welche Tools helfen bei der GwG-Konformität? Spezialisierte Software für Risikomanagement, KYC und Transaktionsüberwachung erleichtert die Compliance.

Technologische Tools für die GwG-Konformität

Die Einhaltung des GwG kann durch den Einsatz geeigneter technischer Lösungen erleichtert werden. Diese automatisieren Prozesse, reduzieren menschliche Fehler und verbessern die Effizienz der Kontrollen.

KYC-Management-Tools

KYC-Software zentralisiert und automatisiert die Identifikation und Überprüfung von Kunden. Wichtige Funktionen sind:

• Automatisierte Dokumentenprüfung: Tools scannen und prüfen Identitätsnachweise, Wohnsitznachweise und weitere erforderliche Dokumente.
• Risikobewertung: Automatische Einschätzung des Kundenrisikos nach vordefinierten Kriterien.
• Datenaktualisierung: Automatische Benachrichtigungen zur Aktualisierung von Kundendaten.

Transaktionsüberwachungstools

Lösungen zur Transaktionsüberwachung erkennen verdächtige Aktivitäten in Echtzeit. Beispiele für Funktionen:

• Anomalieerkennung: Identifikation ungewöhnlicher oder verdächtiger Transaktionen.
• Echtzeitwarnungen: Automatische Benachrichtigungen bei Überschreitung festgelegter Schwellenwerte.
• Trendanalysen: Erkennung verdächtiger Verhaltensmuster.

Tabelle: Vergleich technischer Tools für Compliance

Checkliste: Wesentliche Elemente für erfolgreiche Compliance

Hier eine Checkliste für optimale GwG-Konformität:

1. Kundenidentifikation:

• Sammlung von Identitätsnachweisen.
• Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten.

2. Einführung interner Verfahren:

• Entwicklung schriftlicher Richtlinien für KYC und Transaktionsüberwachung.
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen.

3. Kontinuierliche Überwachung:

• Aktualisierung der Kundendaten.
• Nutzung von Tools zur Anomalieerkennung.

4. PEP- und Sanktionsmanagement:

• Regelmäßige Prüfung von Sanktionslisten.
• Erhöhte Überwachung von PEP-Transaktionen.

5. Meldung an MROS:

• Erstellung von Berichten bei verdächtigen Aktivitäten.
• Nachverfolgung der eingereichten Meldungen.

Fallstudien: Lektionen aus der Nichteinhaltung

Fall 1: Ein Treuhänder wird wegen mangelhafter KYC-Pflichten sanktioniert

Ein Schweizer Treuhänder wurde von der FINMA sanktioniert, weil er die wirtschaftlich Berechtigten mehrerer Kunden nicht korrekt identifiziert hatte. Diese Nachlässigkeit ermöglichte den Durchfluss krimineller Gelder über die Konten. Ergebnis: eine Geldstrafe von mehreren Hunderttausend Franken und erheblicher Reputationsschaden.

Lektion: Investieren Sie in KYC-Management-Tools und schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig, um solche Situationen zu vermeiden.

Fall 2: Eine Bank in einer Geldwäschereiaffäre

Eine Bank war in eine Geldwäschereiaffäre verwickelt, nachdem sie verdächtige Transaktionen im Zusammenhang mit einer PEP nicht gemeldet hatte. Die Untersuchung ergab, dass die Mitarbeitenden nicht für die spezifischen Risiken von PEPs geschult waren.

Lektion: Erhöhte Überwachung für PEPs einführen und Mitarbeitende für spezifische Risiken sensibilisieren.

FAQ: Weitere Fragen zu GwG und Compliance

7. Welche Fristen gelten für Meldungen an MROS? Die Meldung muss unmittelbar nach Feststellung einer verdächtigen Aktivität erfolgen, ohne unangemessene Verzögerung (Quelle: MROS - fedpol).

8. Sind kleine Unternehmen vom GwG betroffen? Ja, wenn sie Finanzdienstleistungen erbringen oder Gelder für Dritte verwalten, müssen sie das GwG einhalten.

9. Wie bereitet man sich auf ein FINMA-Audit vor? Es ist wichtig, Compliance-Dossiers aktuell zu halten, Mitarbeitende regelmäßig zu schulen und interne Audits durchzuführen, um Schwachstellen zu erkennen und zu beheben.

10. Welche Folgen hat eine Meldung an MROS für einen Kunden? Eine Meldung kann zu einer gründlichen Untersuchung durch die Behörden führen. Bei Bestätigung illegaler Aktivitäten drohen dem Kunden rechtliche Konsequenzen.

11. Sind Kryptowährungstransaktionen vom GwG betroffen? Ja, Kryptowährungstransaktionen unterliegen dem GwG und Börsenplattformen müssen ebenfalls KYC- und Überwachungspflichten erfüllen.

Quellen

• Gesetzliche Pflichten im Risikomanagement - admin.ch
• Maßnahmen im Zusammenhang mit internationalen Sanktionen
• Bekämpfung der Geldwäscherei - SFI
• MROS - fedpol
• Rechtsgrundlagen zur Bekämpfung der Geldwäscherei - FINMA
• Der Bundesrat setzt das revidierte Geldwäschereigesetz in Kraft