Erfahren Sie die wichtigsten Pflichten von Treuhändern in der Schweiz gemäß dem GwG, die Anforderungen an KYC-Kontrollen, die Überwachung von PEPs und Risiken im Zusammenhang mit Sanktionen sowie die Rolle von MROS im Kampf gegen Geldwäscherei.

Geltungsbereich und Pflichten von Treuhandprofis gemäß dem GwG

Das Geldwäschereigesetz (GwG) bildet einen wesentlichen rechtlichen Rahmen zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung in der Schweiz. Treuhänder sind als Finanzintermediäre strengen Pflichten unterworfen, um die Einhaltung dieses Gesetzes zu gewährleisten (Quelle: Geldwäschereigesetz (GwG)).

Wer ist vom GwG betroffen?

Treuhandprofis sind vom GwG betroffen, sobald sie Tätigkeiten wie:

Vermögensverwaltung.
Domizilierungsdienstleistungen.
Gründung und Verwaltung von Gesellschaften oder Trusts.
Finanztransaktionen im Auftrag Dritter.

Diese Tätigkeiten machen sie zu Finanzintermediären und unterwerfen sie spezifischen Pflichten.

Hauptpflichten der Treuhänder

Identifikation der Kunden: Überprüfung der Identität von Kunden und wirtschaftlich Berechtigten.
Überwachung von Transaktionen: Erkennung und Meldung verdächtiger Transaktionen.
Fortlaufende Schulung: Sicherstellung, dass Mitarbeitende zu den Anforderungen des GwG geschult sind.
Dokumentation: Aufbewahrung von Unterlagen zu Transaktionen und Kundenidentifikation für mindestens 10 Jahre.
Zusammenarbeit mit Behörden: Kooperation mit der Meldestelle für Geldwäscherei (MROS).

Der KYC-Prozess: Informationen und Überprüfung der Kunden

Der Prozess zur Kundenidentifikation (Know Your Customer, KYC) ist ein grundlegender Bestandteil der GwG-Konformität. Ziel ist es, Kunden zu identifizieren und die Art ihrer Aktivitäten zu verstehen.

Schritte im KYC-Prozess

Informationssammlung:

Name, Vorname, Geburtsdatum und Nationalität.
Adresse und Kontaktdaten.
Offizielle Identitätsdokumente (Pass oder Personalausweis).

Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten:

Überprüfung der Person oder Organisation, die tatsächlich von den Geldern profitiert.

Analyse der Geschäftsbeziehung:

Verständnis der Aktivitäten des Kunden.
Identifikation der Geldquellen.

Überprüfung der Informationen:

Abgleich der Daten mit externen Datenbanken.
Kontrolle internationaler Sanktionslisten.

Übersichtstabelle der zu sammelnden Dokumente

Kundentyp	Erforderliche Dokumente
Privatperson	Pass, Wohnsitznachweis, KYC-Erklärung
Unternehmen	Statuten, Handelsregisterauszug, Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten
Trust oder Stiftung	Gründungsurkunde, Liste der Begünstigten, KYC-Erklärung

Überwachung spezifischer Risiken: PEPs und wirtschaftliche Sanktionen

Wer sind PEPs?

Politisch exponierte Personen (PEPs) sind Personen, die wichtige öffentliche Funktionen innehaben oder innehatten, sowie deren Angehörige. Diese Personen stellen ein erhöhtes Risiko für Korruption und Geldwäscherei dar.

Spezifische Pflichten im Zusammenhang mit PEPs

Verstärkte Identifikation:

Gründliche Überprüfung der bereitgestellten Informationen.
Analyse familiärer oder beruflicher Verbindungen.

Kontinuierliche Überwachung:

Regelmäßige Kontrolle der Transaktionen.
Aktualisierung der KYC-Informationen.

Wirtschaftliche Sanktionen

Treuhänder müssen zudem internationale Sanktionen überwachen und sicherstellen, dass sie nicht mit sanktionierten Personen oder Organisationen Geschäfte tätigen. Dazu gehört:

Überprüfung von Sanktionslisten, die von Schweizer und internationalen Behörden veröffentlicht werden.
Einsatz automatisierter Systeme zur Erkennung verdächtiger Transaktionen.

Meldungen an MROS: Verfahren und Pflichten

Die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) ist die zentrale Behörde in der Schweiz für den Empfang und die Analyse von Verdachtsmeldungen.

Wann muss eine Meldung erfolgen?

Eine Meldung muss in folgenden Fällen erfolgen:

Verdacht auf Geldwäscherei.
Ungewöhnliche Transaktionen ohne wirtschaftliche oder rechtliche Rechtfertigung.
Verbindungen zu Personen oder Organisationen auf einer Sanktionsliste.

Schritte für eine Meldung an MROS

Informationssammlung:

Details zu verdächtigen Transaktionen.
Identität der beteiligten Parteien.

Verfassen des Berichts:

Beschreibung der Gründe für den Verdacht.
Beifügen von Belegen.

Einreichung bei MROS:

Nutzung der von MROS bereitgestellten sicheren Plattform.

Checkliste für eine erfolgreiche Meldung

Überprüfung der gesammelten Informationen.
Klare und präzise Berichterstellung.
Einhaltung der gesetzlichen Fristen für die Meldung.
Aufbewahrung einer Kopie des Berichts für die Unterlagen.

Praxisfall: Analyse einer Verdachtsmeldung

Kontext

Ein Kunde zahlt 500'000 CHF in bar auf sein Treuhandkonto ein. Bei der KYC-Analyse gibt er an, dass die Gelder aus einer Erbschaft stammen, liefert jedoch keine Belege.

Analyse

Informationssammlung:

Der Kunde wird als PEP identifiziert.
Die Gelder stammen aus einem Hochrisikoland laut FINMA-Listen.

Überprüfung der Dokumente:

Keine Nachweise für die Erbschaft.
Unstimmigkeiten in den Angaben des Kunden.

Maßnahmen:

Meldung an MROS mit allen verfügbaren Dokumenten.
Temporäre Aussetzung der Transaktionen mit diesen Geldern.

Schritte zur Sicherstellung der GwG-Konformität

Interne Richtlinien implementieren:

Klare Verfahren für KYC und Transaktionsüberwachung definieren.

Mitarbeiter schulen:

Regelmäßige Schulungen zu GwG und Geldwäschereirisiken organisieren.

Technologische Tools nutzen:

Software zur Erkennung verdächtiger Transaktionen einsetzen.

Interne Audits durchführen:

Regelmäßige Überprüfung der Prozesse.

Zusammenarbeit mit Behörden:

Offene Kommunikation mit MROS und FINMA pflegen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Typische Fehler

Unvollständige Kundenidentifikation:

Keine Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten.

Mangelnde Schulung:

Mitarbeitende nicht zu GwG-Anforderungen geschult.

Keine Aktualisierung der Daten:

KYC-Informationen werden nicht regelmäßig aktualisiert.

Wie behebt man sie?

Checklisten einführen:

Kontrolllisten für jeden Schritt des KYC-Prozesses nutzen.

Regelmäßige Schulungen planen:

Mitarbeitende zu neuen Vorschriften und Best Practices schulen.

Prozesse automatisieren:

Tools zur Überwachung von Transaktionen und Aktualisierung der Daten einsetzen.

FAQ

Was ist das GwG?

Das Geldwäschereigesetz (GwG) ist eine Schweizer Gesetzgebung zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung. Es verpflichtet Finanzintermediäre, einschließlich Treuhänder.

Welche Risiken bestehen bei regulatorischer Nichtkonformität?

Risiken sind Bußgelder, strafrechtliche Sanktionen, Reputationsverlust und Entzug der Bewilligung.

Welche Dokumente müssen im Rahmen von KYC gesammelt werden?

Zu den Dokumenten gehören offizielle Identitätsnachweise, Wohnsitznachweise, Statuten für Unternehmen und Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten.

Was tun bei Verdacht auf Geldwäscherei?

Alle relevanten Informationen sammeln, einen detaillierten Bericht verfassen und diesen innerhalb der gesetzlichen Fristen an MROS übermitteln.

Wie identifiziert man eine PEP?

PEPs sind Personen mit wichtigen öffentlichen Funktionen. Ihre Identifikation erfordert eine gründliche Analyse und spezielle Datenbanken.

Welche Tools helfen bei der GwG-Konformität?

KYC-Managementsoftware, Tools zur Transaktionsüberwachung und Sanktionsdatenbanken sind unerlässlich für die Einhaltung des GwG.

Sanktionen bei Nichtkonformität mit dem GwG

Die Nichteinhaltung der Pflichten des Geldwäschereigesetzes (GwG) kann für Treuhänder und andere Finanzintermediäre schwerwiegende Folgen haben. Diese Sanktionen sollen sicherstellen, dass Akteure des Finanzsektors die Standards zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung einhalten.

Arten von Sanktionen

Administrative Sanktionen:

Entzug der Bewilligung.
Verbot, im Finanzsektor tätig zu sein.
Verwaltungsstrafen von bis zu mehreren Millionen Schweizer Franken.

Strafrechtliche Sanktionen:

Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren bei schweren Verstößen.
Strafgelder bei Fahrlässigkeit oder Mitwirkung an Geldwäscherei.

Finanzielle Sanktionen:

Einziehung von Geldern aus illegalen Aktivitäten.
Schadensersatzzahlungen an geschädigte Parteien.

Reputationssanktionen:

Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern.
Negativer Einfluss auf den Ruf des Unternehmens, was zu Marktanteilsverlust führen kann.

Wie vermeidet man Sanktionen?

Gesetzliche Pflichten einhalten: Sicherstellen, dass alle Anforderungen des GwG erfüllt werden.
Mitarbeiter regelmäßig schulen: Fortlaufende Schulungen zur Sensibilisierung für Risiken und Pflichten.
Interne Prozesse auditieren: Regelmäßige Kontrollen zur Identifikation und Behebung von Schwachstellen.
Zusammenarbeit mit Behörden: Proaktive Kommunikation mit MROS und FINMA.

Technologische Tools für die GwG-Konformität

Der Einsatz technologischer Tools ist unerlässlich für eine effektive Compliance und zur Reduzierung von Risiken im Zusammenhang mit Geldwäscherei.

Verfügbare Tool-Typen

KYC-Managementsoftware:

Automatisierung der Datensammlung und -überprüfung.
Integration mit Sanktions- und PEP-Datenbanken.

Tools zur Transaktionsüberwachung:

Echtzeit-Erkennung verdächtiger Transaktionen.
Analyse ungewöhnlicher Verhaltensweisen mittels künstlicher Intelligenz.

Dokumentenmanagementsysteme:

Sichere Archivierung von KYC-Dokumenten und Compliance-Berichten.
Schneller Zugriff auf Informationen bei Audits oder Behördenanfragen.

Sanktionsdatenbanken:

Zugriff auf aktuelle Listen sanktionierter Personen und Organisationen.
Integration mit internen Systemen zur Automatisierung der Kontrollen.

Vorteile technologischer Tools

Vorteil	Beschreibung
Zeitersparnis	Automatisierung repetitiver Prozesse wie KYC-Prüfung.
Reduzierung menschlicher Fehler	Minimierung von Fehlern bei manuellen Kontrollen.
Echtzeit-Compliance	Automatische Aktualisierung von Datenbanken und Sanktionslisten.
Detaillierte Berichte	Erstellung von Berichten gemäß den Anforderungen der Behörden.

Best Practices für eine effektive Compliance

Für eine optimale GwG-Compliance sollten Treuhänder rigorose und proaktive Praktiken anwenden.

Aufbau einer Compliance-Kultur

Engagierte Führung: Führungskräfte müssen Compliance priorisieren.
Interne Kommunikation: Mitarbeitende regelmäßig über regulatorische Updates informieren.
Transparenz fördern: Ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeitende verdächtiges Verhalten melden können.

Starke interne Kontrollen implementieren

Risikobewertung: Spezifische Risiken des Unternehmens identifizieren und bewerten.
Aufgabentrennung: Interessenkonflikte durch Trennung kritischer Funktionen vermeiden.
Kontinuierliche Überwachung: Tools zur Echtzeitüberwachung von Transaktionen und Geschäftsbeziehungen nutzen.

Checkliste für eine effektive Compliance

Haben Sie eine klare und dokumentierte Compliance-Richtlinie implementiert?
Erhalten Ihre Mitarbeitenden regelmäßige GwG-Schulungen?
Verfügen Sie über technologische Tools für KYC und Transaktionsüberwachung?
Führen Sie regelmäßige interne Audits durch?
Haben Sie einen Aktionsplan bei Verdacht auf Geldwäscherei?

FAQ (Fortsetzung)

Welche Fristen gelten für die Meldung an MROS?

Meldungen müssen unverzüglich erfolgen, sobald ein Verdacht auf Geldwäscherei besteht. In der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Erkennung der verdächtigen Aktivität.

Müssen Treuhänder alle Bargeldtransaktionen melden?

Nein, nur Bargeldtransaktionen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten oder verdächtig erscheinen, müssen gemeldet werden. Alle Bargeldtransaktionen sollten jedoch dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Welche Risiken bestehen bei fehlerhafter Identifikation wirtschaftlich Berechtigter?

Eine fehlerhafte oder unvollständige Identifikation kann zu Sanktionen wegen Nichtkonformität führen und das Risiko erhöhen, unbeabsichtigt Geldwäscherei zu ermöglichen.

Wie können sich Treuhänder auf ein FINMA-Audit vorbereiten?

Zur Vorbereitung sollten Treuhänder:

Vollständige und aktuelle KYC-Dossiers führen.
Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden zu GwG-Anforderungen geschult sind.
Regelmäßige interne Audits durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Gibt es Ausnahmen von den GwG-Pflichten?

Ja, bestimmte Tätigkeiten oder Berufe können von den GwG-Pflichten ausgenommen sein, abhängig von den spezifischen Umständen und geltenden Vorschriften. Es empfiehlt sich, die FINMA-Richtlinien für detaillierte Informationen zu konsultieren (Quelle: Bekämpfung der Geldwäscherei gemäß FINMA).

GwG/AML im Treuhandwesen: Pflichten, KYC, Risiken und Compliance-Dossier in der Schweiz