Sozialversicherungsbeiträge & Lohnausweise 2026 in der Westschweiz: konkrete Neuerungen, Fallstricke und Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMU und Selbständige

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Verpflichtungen für Lohnbuchhaltung, Sozialdeklaration und Erstellung des Lohnausweises in der Westschweiz. KMU und Selbständige sind bei fehlerhafter Umsetzung der neuen Vorschriften nun denselben Sanktionen ausgesetzt wie Großunternehmen, insbesondere in Genf und Waadt. Dieser Artikel bietet Ihnen einen praxisorientierten, umsetzbaren und dokumentierten Leitfaden, um Neuerungen zu verstehen, Fehler zu vermeiden, Ihre Sätze zu prüfen und die Compliance zu verbessern.

1. Lohn- und Sozial-Neuerungen 2026: Was konkret ändert sich?

A. Lohnausweis 2026: verschärfte Anforderungen

• Die vollständige und aktuelle Adresse des Arbeitnehmers muss nun verpflichtend im Feld H aufgeführt werden.
• Der Vermerk „Teilzeitbeschäftigung“ ist neu bei Punkt 15 für jeden nicht-vollzeitlichen Vertrag obligatorisch.
• Gründlichere Kontrolle der Sozialdaten-Kohärenz (Bruttolohn, Prämien, Stunden, AHV/IV/EO/ALV/BVG/UVG-Beiträge); jede Abweichung führt zu Korrektur oder Busse.

B. Sozialversicherungsbeiträge: aktualisierte Sätze 2026

• AHV/IV/EO-Satz: 10,6 % (Arbeitgeber und Arbeitnehmer je 50 %, d.h. je 5,3 %).
• Arbeitslosenversicherung (ALV): 2,2 % bis CHF 148'200/Jahr, darüber zusätzlicher Solidaritätsbeitrag von 1 % (Kappung in manchen Kantonen aufgehoben).
• Nichtberufsunfallversicherung (UVG): 1,2 % bis 2,5 % je nach Branche (Beispiel Genf: IT-Dienstleistungen = 1,4 %, Bau = 2,3 %).
• Berufliche Vorsorge (BVG): Sätze variabel, gesetzliches Minimum 7 % auf koordiniertem Lohn.

⚠️ Prüfen Sie, ob für Ihre Branche bzw. Ihren Kanton neue Lohnrubriken oder kantonale Sondervorschriften gelten (z. B. Überschreitung Höchstlohn ALV, UVG-Sätze).

2. Praktische Checkliste für die Compliance 2026

a) Erstellung des Lohnausweises

• Adresse des Arbeitnehmers im Feld H aktuell?
• Teilzeitvermerk explizit bei Punkt 15 angegeben?
• Alle Prämien, Boni, Zulagen im richtigen Feld erfasst?
• Automatischer oder manueller Abgleich der Sozialbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG) mit der Lohnabrechnung?

b) Überwachung und Meldung der Sozialabgaben

• Anwendung der korrekten kantonalen Sätze je nach Tätigkeit (siehe Tabelle bzw. offizielle kantonale Links)?
• Quartals-/Halbjahresmeldungen an die AHV-Kasse: Prüfen Sie die Salden und korrigieren Sie Abweichungen rechtzeitig!
• Elektronische Übermittlung mit Swissdec (zertifizierte Lohnsoftware) oder manuelle Kontrolle bei Excel: Einheitlichkeit der Daten an ESTV, AHV, ALV beachten.

3. Häufige Fehler vermeiden

• Vergessene Prämie oder Naturalleistung: führt zu Nachforderungen und Sozial/Steuernachzahlungen (z.B. Dienstwagen, außerhalb Spesenabrechnung verrechnete Kosten).
• Nicht-aktualisierte Mitarbeiteradresse: Nicht-Konformität, Rückweisung Lohnausweis oder Steuerverzögerung.
• Falsche Erfassung UVG- oder BVG-Satz: führt zu rückwirkenden Beitragsforderungen, teils mit Strafe bei Unterdeklaration.
• Fehlerhafte Aufteilung AG/AN AHV/IV/EO-Beiträge: v.a. bei schlecht betreuten Outsourcings oder alten Excel-Matrizen.

4. Konkrete Zahlenbeispiele

Beispiel 1: Genfer IT-KMU, 3 Teilzeitmitarbeiter

• Jahresbruttolohn Mitarbeiter 1: CHF 60'000 (80%)
• UVG-pflichtiger Lohn: CHF 60'000 x 1,4 % = CHF 840 Arbeitgeberanteil
• AHV/IV/EO: CHF 60'000 x 5,3 % (Mitarbeiteranteil) = CHF 3'180 / CHF 3'180 Arbeitgeber
• Lohnausweis: vollständige Adresse nötig, Vermerk „Teilzeit 80 %“ obligatorisch, CHF 4'000 Bonus am Jahresende zu erfassen

Beispiel 2: Selbständiger Waadt, schwankendes Einkommen

• AVH-Meldung quartalsweise nach Jahres-Schätzung. Bei vergessenen Nebeneinkünften: Nachforderung + Verzugszinsen.

5. Ark Fiduciaire-Tipps für 2026

• Zentralisieren Sie Ihre Lohnunterlagen, Lohnausweise und Sozialbeitragsbelege in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) für HR-Team & Treuhänder.
• Lassen Sie Swissdec-Parameter/Matrizen jährlich vom Dienstleister prüfen, damit neue Felder und Sätze integriert werden.
• Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen für Lohnausweise bis spätestens Ende Januar 2026, um Rückweisungen in der Steuersaison zu vermeiden.
• Verfolgen Sie regelmäßig die offiziellen Mitteilungen von ESTV oder AHV-Kasse, um aktuelle Sätze und kantonale Vorgaben zu kennen.

6. Offizielle Ressourcen & weiterführende Links

• Lohnausweis und Sozial-Neuerungen 2026 (Helvetic Payroll)
• Bundesgesetzliche Änderungen 2026-2028 (Eidgenössische Steuerverwaltung – ESTV)
• Erklärung Selbständiger und obligatorische Angaben (Synergie Fiduciaire)

Ark Fiduciaire unterstützt KMU und Selbständige bei der Compliance von Lohn, Sozial- und Steuerdeklarationen in der Westschweiz. Kontaktieren Sie uns für ein Express-Audit oder Fragen zu den Neuerungen 2026!