Protokoll der Generalversammlung in der Schweiz verfassen (2026)
Das Führen eines ordnungsgemäßen Protokolls einer Generalversammlung (GV) ist eine gesetzliche Pflicht für jedes KMU, jeden Selbstständigen, jede GmbH, AG oder einen Verein in der Romandie. Ein schlecht geführtes, unvollständiges oder nicht unterschriebenes Protokoll kann zur Nichtigkeit von Beschlüssen, Steuersanktionen oder Banksperren führen. Hier ein praxisnaher Leitfaden 2026 mit Beispielen, Fehlern, die zu vermeiden sind, Pflichtangaben und praktischen Mustervorlagen.
1. Wann und für wen ist das GV-Protokoll Pflicht?
- GmbH und AG: Protokollpflicht für jede ordentliche GV (Genehmigung der Jahresrechnung, Ergebnisverwendung, Wahl/Rücktritt von Organen usw.) und jede außerordentliche GV (Statutenänderung, Kapitalerhöhung usw.).
- Verein: Pflicht für jede GV gemäß ZGB Art. 64.
- Selbständige/Einzelunternehmen: Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber bei Investitionen, Bankentscheidungen etc. als Nachweis empfehlenswert.
2. Pflichtangaben 2026 (GmbH/AG/Vereine)
- Datum, Ort, Uhrzeit der GV
- Detaillierte Teilnehmerliste (anwesend/vertreten, Quorum erreicht)
- Traktandenliste (offizielle Punkte)
- Beschlüsse (Ergebnisse jeder Abstimmung, erzielte Mehrheiten)
- Obligatorische Unterschriften (Präsident und Protokollführer, evtl. ein Aktionär/ein Mitglied)
- Schriftform (Papier empfohlen, digital bei klarer Authentifizierung zulässig)
Gut zu wissen: Seit 1. Januar 2023 sind elektronisch signierte Protokolle mit anerkannten Systemen (z.B. Swisscom Trust Services, Adobe Sign mit SwissID) in den meisten Kantonen zugelassen.
3. Schritte zur Erstellung eines rechtsgültigen GV-Protokolls
- Standardvorlage vorbereiten nach Struktur:
- Präziser Titel, Erwähnung GmbH/AG/Verein, Jahr
- Angaben zur Einberufung und Anwesenheit ausfüllen
- Jeden Traktandenpunkt und eine kurze Diskussion beschreiben (unnötige Kommentare vermeiden)
- Abstimmungsergebnisse, exakte Mehrheiten angeben (z.B. 4 Stimmen dafür, 1 dagegen, 0 Enthaltungen, Beschluss angenommen)
- Obligatorische Unterschriften, Unterschriftsdatum anbringen und Original mindestens 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR)
4. Häufige Fehler vermeiden
- Unterschrift des Präsidenten oder Protokollführers fehlt
- Protokoll wird mit Geschäftsbericht verwechselt (weniger detailliert)
- Nachträgliche Änderung ohne Nachvollziehbarkeit
- Fehlende Angaben zur Abstimmung oder Mehrheit (zu korrigieren)
- Protokolle nicht 10 Jahre aufbewahrt (Steuer-/Prüfungsrisiko)
- Englischsprachige oder ungeeignete Vorlage für Schweizer Recht benutzt
Beispiel wichtige Angabe: „Der Revisionsbericht wird vorgestellt und die Versammlung genehmigt einstimmig die Jahresrechnung 2025.“
5. Muster-Protokoll Generalversammlung (GmbH)
Gesellschaft: [Name GmbH]
Datum: 04.04.2026
Ort: Genf
Anwesend/vertreten: [Name, Anzahl Anteile]
Quorum: Erreicht
**Traktanden:**
1. Genehmigung der Jahresrechnung 2025
2. Ergebnisverwendung
3. Wahl der Revisionsstelle
4. Verschiedenes
Beschlüsse:
1. Die Jahresrechnung 2025 wird einstimmig genehmigt (100 Anteile).
2. Der Nettogewinn wird den gesetzlichen Reserven zugewiesen.
3. [Name] wird als Revisor für 2026 gewählt.
Unterschriften:
Präsident: ________ Protokollführer: _________
Datum: 04.04.2026
In unterschriebener Version aufbewahren. Bei elektronischer Signatur: verwendete Methode und Nachweis (SwissID, Adobe Sign etc.) angeben und aufbewahren.
6. Häufige Fragen und Praxistipps
- Wann elektronisches Protokoll nutzen? Für die Archivierungserleichterung und bei Remote-Entscheiden, speziell bei KMU mit mehreren Standorten.
- Dürfen Aktionspläne beigefügt werden? Ja, als Anhang, aber niemals im Haupttext, um die Rechtssicherheit zu bewahren.
7. Offizielle Ressourcen & aktuelle Vorlagen
- Bundesrichtlinien, Musterprotokolle zur Anpassung auf jede Struktur
- Gesetzliche Aufbewahrung und kantonale Hinweise (Genf, Waadt, Neuenburg)
Dieser Praxisleitfaden 2026 hilft, rechtliche Hürden zu vermeiden und die Gültigkeit Ihrer Versammlungen zu sichern. Für individuelle Beratung oder Protokollprüfung begleitet Sie das Team von Ark Fiduciaire und stellt kantonale Vorlagen bereit.
Für weiterführende Informationen
- Alle Anforderungen und offiziellen Vorlagen auf der Website des Bundes (SECO) und im SME-Admin-Portal (admin.ch).
- Bedarf an Prüfung oder Anpassung Ihrer Praxis? Kontaktieren Sie die Spezialisten von Ark Fiduciaire, Genf.