Ab 2025 wird Swissdec 5.0 der Schweizer Standard für die Lohnverarbeitung und Sozialdeklarationen, insbesondere in Genf. Der Wechsel zu Swissdec 5.0 (und bald 5.3) ist nicht nur ein einfaches IT-Update: Es handelt sich um eine bedeutende regulatorische Änderung, die alle Arbeitgeber betrifft, die der Quellensteuer oder der elektronischen Lohnmeldungen (ELM) unterliegen.
Swissdec 5.0: worum geht es?
Swissdec ist die nationale Organisation, die den Austausch von Lohndaten (ELM-Verfahren) zwischen Unternehmen, Sozialversicherungen, Pensionskassen und Steuerbehörden standardisiert. Version 5.0 führt eine bessere Automatisierung und neue Pflichtfelder (wie grenzüberschreitendes Homeoffice) ein, verstärkt den Cyberschutz und fordert eine stärkere Synchronisation mit der Quellensteuer.
Was ändert sich konkret 2025
- Für Genf muss die Migration auf ELM 5.0 (oder direkt 5.3) vor Dezember 2025 abgeschlossen sein, um weiterhin Lohndateien an die AFC zu übermitteln.
- Ab Januar 2026 werden nur noch Berichte, die den Spezifikationen von ELM 5.3 entsprechen, für die Quellensteuer akzeptiert.
- Wesentliche Neuerung: detaillierte Berücksichtigung von grenzüberschreitendem Homeoffice, automatisierte Bescheinigungen und Zertifikate, direkte Übermittlung an Behörden im Swissdec-konformen Format.
Schritte für eine erfolgreiche Migration
- Audit des Lohnsystems: Überprüfen Sie die Kompatibilität und Swissdec-5.x-Unterstützung Ihrer aktuellen Software.
- Absprache mit Treuhänder oder Lohnsoftware-Anbieter: Planen Sie das technische Upgrade, testen Sie Swissdec-5.x-Exporte und schulen Sie Ihre Teams zu neuen Funktionen und Prozessen rund ums grenzüberschreitende Homeoffice.
- Kontrollen und Dokumentation: Stellen Sie die Erstellung von Bescheinigungen, die reibungslose Übermittlung an die AFC und die Aufbewahrung von Nachweisen sicher.
Risiken bei Nichteinhaltung
- Frist nicht eingehalten: Ab Januar 2026 werden Übermittlungen an die AFC via Swissdec 4 blockiert.
- Nicht konforme Übermittlung: Ablehnungen, mögliche Sanktionen, administrativer Mehraufwand mit Papierlösungen oder ISEL-E-Verfahren.
Unsere Tipps für KMU und Selbständige in Genf
Seien Sie vorbereitet: Lassen Sie Ihre HR-/Lohnprozesse jetzt prüfen. Wählen Sie eine Swissdec-zertifizierte Lösung, optimieren Sie das grenzüberschreitende Homeoffice-Management und überlassen Sie die Einhaltung der Vorschriften lokalen Experten.
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