Digitalización de la contabilidad en 2025: nuevas obligaciones, retos y soluciones para las PYMES en Ginebra
Introducción
La digitalización de la contabilidad ya no es una opción, sino una obligación para las PYMES en Ginebra a partir de 2025. Entre el fin del papel para el IVA, mayores exigencias de conservación digital de los justificantes y la necesidad de actualizar la seguridad de los datos, esta reforma revoluciona las prácticas de gestión. ¿Cuáles son exactamente estas nuevas obligaciones? ¿Qué riesgos corren las empresas que tardan en adaptarse? Y sobre todo, ¿cómo lograr una transición exitosa?
Esta guía integral, redactada por Ark Fiduciaire, responde punto por punto a estas cuestiones. Encontrará comparativas, herramientas concretas y consejos adaptados al contexto romando.
1. Las nuevas obligaciones de digitalización de la contabilidad en 2025
1.1. Generalización de los informes digitales
- Nueva regla: A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas sujetas al IVA deben presentar sus declaraciones exclusivamente a través del portal electrónico de la Administración Federal de Contribuciones (AFC). La transmisión en papel queda suprimida, sin período de transición.
- Referencia: AFC – TVA Digitalisation 2025
1.2. Conservación y archivo electrónico reforzados
- Exigencia: Todos los justificantes contables deben conservarse en formato electrónico, garantizando su legibilidad, trazabilidad e integridad durante 10 años (CO art. 958f).
- Referencia oficial: SECO – Comptabilité obligatoire
1.3. Seguridad y confidencialidad de los datos
- Actualización: Las soluciones digitales utilizadas deben garantizar la protección de los datos personales y comerciales, de acuerdo con la nueva Ley Federal de Protección de Datos (LPD 2023) y sus evoluciones.
2. Los principales retos para PYMES e independientes ginebrinos
2.1. Adaptar los procesos internos
- Análisis de la situación actual: ¿Por qué las hojas de Excel o los registros en papel ya no son suficientes?
- Mapeo de los flujos documentales y adaptación de los circuitos de validación.
2.2. Elegir la solución de software adecuada
- Criterios: compatibilidad Swissdec, conformidad AFC, escalabilidad, alojamiento de datos en Suiza, seguridad.
- Comparativa entre software estándar y ERP a medida (por ejemplo: Odoo, Winbiz, Crésus).
Enfoque práctico:
- Prueba del ePortal: Comprobar previamente la compatibilidad de la infraestructura con el portal de la AFC.
2.3. Formar y acompañar a los equipos
- Sensibilización sobre buenas prácticas digitales.
- Plan de migración y formación continua.
3. Los riesgos en caso de incumplimiento
- Sanciones administrativas: Por cualquier retraso o falta de transmisión digital (IVA), o justificantes no conformes (CO).
- Pérdida de credibilidad: No respetar los estándares suizos y europeos ante socios o inversores.
- Riesgos de ciberseguridad: Exposición de datos sensibles si la digitalización no está bien asegurada.
4. Soluciones concretas para una transición exitosa
4.1. Planificar la digitalización
- Auditoría previa de la situación existente, elección de la solución de software, plan de migración paso a paso.
4.2. Externalizar para mayor seguridad
- Delegación a una fiduciaria especializada para la gestión contable digitalizada.
- Papel de Ark Fiduciaire: acompañamiento personalizado, acceso a una solución ERP cloud certificada, soporte técnico.
4.3. Documentar y automatizar
- Centralización de documentos, automatización de la entrada de datos, archivo digital con valor probatorio.
- Implementación de paneles de control accesibles en tiempo real.
5. Preguntas frecuentes
- ¿Es necesario digitalizar todo el historial?
- ¿Cómo elegir entre conservación local y en la nube?
- ¿Qué certificaciones debe exigirle a su proveedor?
- ¿Cuáles son los plazos legales de conservación de los datos digitalizados?
Conclusión
La digitalización de la contabilidad ya no es solo una palanca de productividad: ahora es un requisito legal para la conformidad de las PYMES a partir de 2025. Para anticipar y aprovechar este cambio normativo, es mejor preparar las herramientas, formar al personal y contar con un socio capaz de asegurar cada etapa.
Ark Fiduciaire, en Ginebra, le acompaña para afrontar estos retos y convertir la obligación en una auténtica ventaja estratégica.
Para profundizar
- Guía de digitalización AFC (instrucciones oficiales)
- FAQ SECO sobre la contabilidad digitalizada