LBA/AML en fiduciaria: obligaciones, KYC, riesgos y expediente de cumplimiento en Suiza

Alcance y obligaciones de los profesionales fiduciarios según la LBA

La Ley sobre el lavado de dinero (LBA) constituye un marco legal esencial para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo en Suiza. Las fiduciarias, como intermediarias financieras, están sujetas a estrictas obligaciones para garantizar el cumplimiento de esta ley (fuente: Ley sobre el lavado de dinero (LBA)).

¿Quién está sujeto a la LBA?

Los profesionales fiduciarios están sujetos a la LBA cuando realizan actividades como:

• Gestión patrimonial.
• Servicios de domiciliación.
• Creación y gestión de sociedades o trusts.
• Transacciones financieras en nombre de terceros.

Estas actividades los sitúan en la categoría de intermediarios financieros, sometiéndolos a obligaciones específicas.

Principales obligaciones de las fiduciarias

1. Identificación de clientes: Verificar la identidad de los clientes y los beneficiarios finales.
2. Supervisión de transacciones: Identificar y reportar transacciones sospechosas.
3. Formación continua: Asegurar que los empleados estén formados en los requisitos de la LBA.
4. Conservación de registros: Guardar documentos relacionados con transacciones e identificación de clientes durante al menos 10 años.
5. Colaboración con autoridades: Cooperar con la Oficina de Comunicación en materia de lavado de dinero (MROS).

El proceso KYC: información y verificación de clientes

El proceso de conocimiento del cliente (Know Your Customer, KYC) es un pilar fundamental del cumplimiento de la LBA. Su objetivo es identificar a los clientes y comprender la naturaleza de sus actividades.

Pasos del proceso KYC

1. Recopilación de información:

• Nombre, apellido, fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Dirección y datos de contacto.
• Documentos oficiales de identificación (pasaporte o DNI).

2. Identificación del beneficiario final:

• Verificación de la persona física o jurídica que realmente se beneficia de los fondos.

3. Análisis de la relación comercial:

• Comprender la naturaleza de las actividades del cliente.
• Identificar las fuentes de fondos.

4. Verificación de la información:

• Comparar datos con bases de datos externas.
• Comprobar listas de sanciones internacionales.

Tabla resumen de documentos a recopilar

Supervisión de riesgos específicos: PEP y sanciones económicas

¿Quiénes son los PEP?

Las Personas Políticamente Expuestas (PEP) son individuos que ocupan o han ocupado funciones públicas importantes, así como sus familiares. Estas personas presentan un mayor riesgo de corrupción y lavado de dinero.

Obligaciones específicas relacionadas con los PEP

1. Identificación reforzada:

• Verificación exhaustiva de la información proporcionada.
• Análisis de vínculos familiares o profesionales.

2. Supervisión continua:

• Control regular de las transacciones.
• Actualización de la información KYC.

Sanciones económicas

Las fiduciarias también deben supervisar las sanciones internacionales y asegurarse de no tratar con entidades o personas sancionadas. Esto incluye:

• Verificación de listas de sanciones publicadas por autoridades suizas e internacionales.
• Implementación de sistemas automatizados para detectar transacciones sospechosas.

Reportes a MROS: procedimiento y obligaciones

La Oficina de Comunicación en materia de lavado de dinero (MROS) es la autoridad central en Suiza para recibir y analizar reportes de actividades sospechosas.

¿Cuándo realizar un reporte?

Se debe realizar un reporte en los siguientes casos:

• Sospecha de lavado de dinero.
• Transacciones inusuales sin justificación económica o lícita.
• Vínculos con una persona o entidad incluida en una lista de sanciones.

Pasos para reportar a MROS

1. Recopilación de información:

• Detalles de las transacciones sospechosas.
• Identidad de las partes involucradas.

2. Redacción del informe:

• Describir las razones de la sospecha.
• Adjuntar documentos justificativos.

3. Envío a MROS:

• Utilizar la plataforma segura proporcionada por MROS.

Checklist para un reporte exitoso

• Verificación de la información recopilada.
• Redacción clara y precisa del informe.
• Cumplimiento de los plazos legales para el reporte.
• Conservación de una copia del informe para los archivos.

Caso práctico: Análisis de un reporte sospechoso

Contexto

Un cliente deposita 500.000 CHF en efectivo en su cuenta fiduciaria. Durante el análisis KYC, indica que los fondos provienen de una herencia, pero no aporta ningún documento justificativo.

Análisis

1. Recopilación de información:

• El cliente es identificado como PEP.
• Los fondos provienen de un país de alto riesgo según las listas de FINMA.

2. Verificación de documentos:

• Falta de prueba de la herencia.
• Incoherencias en las declaraciones del cliente.

3. Acción:

• Reporte a MROS con todos los documentos disponibles.
• Suspensión temporal de las transacciones relacionadas con estos fondos.

Pasos para garantizar el cumplimiento de la LBA

1. Implementar una política interna:

• Definir procedimientos claros para KYC y supervisión de transacciones.

2. Formar a los empleados:

• Organizar formaciones regulares sobre la LBA y los riesgos de lavado.

3. Utilizar herramientas tecnológicas:

• Adoptar software para detectar transacciones sospechosas.

4. Realizar auditorías internas:

• Verificar regularmente el cumplimiento de los procesos.

5. Colaborar con las autoridades:

• Mantener una comunicación abierta con MROS y FINMA.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Errores comunes

1. Identificación incompleta de clientes:

• No verificar la identidad de los beneficiarios finales.

2. Falta de formación:

• Empleados no formados en los requisitos de la LBA.

3. No actualización de datos:

• No actualizar regularmente la información KYC.

¿Cómo corregirlos?

1. Implementar checklists:

• Utilizar listas de control para cada etapa del proceso KYC.

2. Planificar formaciones regulares:

• Formar al personal sobre nuevas normativas y mejores prácticas.

3. Automatizar procesos:

• Utilizar herramientas para supervisar transacciones y actualizar datos.

FAQ

¿Qué es la LBA?

La Ley sobre el lavado de dinero (LBA) es una legislación suiza destinada a prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Impone obligaciones a los intermediarios financieros, incluidas las fiduciarias.

¿Cuáles son los riesgos de incumplimiento normativo?

Los riesgos incluyen multas, sanciones penales, pérdida de reputación y revocación de la autorización para operar.

¿Qué documentos deben recopilarse en el marco del KYC?

Los documentos incluyen identificaciones oficiales, justificantes de domicilio, estatutos para empresas e información sobre beneficiarios finales.

¿Qué hacer en caso de sospecha de lavado de dinero?

Recopilar toda la información relevante, redactar un informe detallado y enviarlo a MROS dentro de los plazos legales.

¿Cómo identificar un PEP?

Los PEP son personas que ocupan o han ocupado funciones públicas importantes. Su identificación requiere un análisis exhaustivo y el uso de bases de datos especializadas.

¿Qué herramientas pueden ayudar al cumplimiento de la LBA?

Software de gestión KYC, herramientas de supervisión de transacciones y bases de datos de sanciones son esenciales para cumplir con la LBA.

Sanciones por incumplimiento de la LBA

El incumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley sobre el lavado de dinero (LBA) puede tener graves consecuencias para las fiduciarias y otros intermediarios financieros. Estas sanciones buscan garantizar que los actores del sector financiero cumplan con los estándares para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

Tipos de sanciones

1. Sanciones administrativas:

• Revocación de la autorización para operar.
• Prohibición de ejercer actividades en el sector financiero.
• Multas administrativas de hasta varios millones de francos suizos.

2. Sanciones penales:

• Penas de prisión de hasta cinco años por infracciones graves.
• Multas penales en caso de negligencia o complicidad en actividades de lavado de dinero.

3. Sanciones financieras:

• Confiscación de fondos relacionados con actividades ilícitas.
• Pago de indemnizaciones a las partes perjudicadas.

4. Sanciones reputacionales:

• Pérdida de confianza de clientes y socios comerciales.
• Impacto negativo en la reputación de la empresa, que puede llevar a pérdida de cuota de mercado.

¿Cómo evitar las sanciones?

• Cumplir con las obligaciones legales: Asegurarse de que se cumplen todos los requisitos de la LBA.
• Formar regularmente a los empleados: Implementar formaciones continuas para sensibilizar sobre riesgos y obligaciones.
• Auditar los procesos internos: Realizar controles periódicos para identificar y corregir posibles fallos.
• Colaborar con las autoridades: Mantener una comunicación proactiva con MROS y FINMA.

Herramientas tecnológicas para el cumplimiento de la LBA

El uso de herramientas tecnológicas es esencial para garantizar un cumplimiento eficaz y reducir los riesgos relacionados con el lavado de dinero.

Tipos de herramientas disponibles

1. Software de gestión KYC:

• Automatización de la recopilación y verificación de datos de clientes.
• Integración con bases de datos de sanciones y PEP.

2. Herramientas de supervisión de transacciones:

• Detección en tiempo real de transacciones sospechosas.
• Análisis de comportamientos inusuales mediante inteligencia artificial.

3. Sistemas de gestión documental:

• Archivado seguro de documentos KYC e informes de cumplimiento.
• Acceso rápido a la información en caso de auditoría o solicitud de autoridades.

4. Bases de datos de sanciones:

• Acceso a listas actualizadas de personas y entidades sancionadas.
• Integración con sistemas internos para automatizar controles.

Ventajas de las herramientas tecnológicas

Mejores prácticas para una gestión eficaz del cumplimiento

Para garantizar una gestión óptima del cumplimiento de la LBA, las fiduciarias deben adoptar prácticas rigurosas y proactivas.

Establecer una cultura de cumplimiento

• Liderazgo comprometido: Los directivos deben dar ejemplo priorizando el cumplimiento.
• Comunicación interna: Informar regularmente a los empleados sobre actualizaciones normativas.
• Fomentar la transparencia: Crear un entorno donde los empleados se sientan cómodos reportando comportamientos sospechosos.

Implementar controles internos sólidos

• Evaluación de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos específicos de la empresa.
• Segmentación de responsabilidades: Evitar conflictos de interés separando funciones críticas.
• Supervisión continua: Utilizar herramientas para supervisar transacciones y relaciones comerciales en tiempo real.

Checklist para una gestión eficaz del cumplimiento

• ¿Ha implementado una política de cumplimiento clara y documentada?
• ¿Sus empleados reciben formación regular sobre la LBA?
• ¿Dispone de herramientas tecnológicas para KYC y supervisión de transacciones?
• ¿Realiza auditorías internas periódicas?
• ¿Tiene un plan de acción en caso de sospecha de lavado de dinero?

FAQ (continuación)

¿Cuáles son los plazos para enviar un reporte a MROS?

Los reportes deben enviarse sin demora en cuanto se identifique una sospecha de lavado de dinero. En general, debe hacerse dentro de las 24 horas siguientes a la detección de la actividad sospechosa.

¿Las fiduciarias deben reportar todas las transacciones en efectivo?

No, solo las transacciones en efectivo que superen un cierto umbral o que parezcan sospechosas deben reportarse. Sin embargo, las fiduciarias deben documentar todas las transacciones en efectivo para garantizar la trazabilidad.

¿Cuáles son los riesgos de una identificación incorrecta de beneficiarios finales?

Una identificación incorrecta o incompleta de los beneficiarios finales puede resultar en sanciones por incumplimiento, así como un mayor riesgo de facilitar involuntariamente actividades de lavado de dinero.

¿Cómo pueden prepararse las fiduciarias para una auditoría de FINMA?

Para prepararse, las fiduciarias deben:

• Mantener expedientes KYC completos y actualizados.
• Asegurar que todos los empleados estén formados en los requisitos de la LBA.
• Realizar auditorías internas periódicas para identificar y corregir fallos.

¿Existen excepciones a las obligaciones de la LBA?

Sí, ciertas actividades o profesiones pueden estar exentas de las obligaciones de la LBA, pero depende de las circunstancias específicas y la normativa vigente. Se recomienda consultar las directrices de FINMA para información detallada (fuente: Lucha contra el lavado de dinero según FINMA).

Referencias

• Ley sobre el lavado de dinero (LBA)
• Lavado de dinero (fedpol, Oficina de Comunicación en materia de lavado de dinero - MROS)
• Portal PYME - Gestión de riesgos LBA
• Ley federal sobre la lucha contra el lavado de dinero y la financiación del terrorismo (Parlamento)
• Lucha contra el lavado de dinero (Secretaría de Estado para Asuntos Financieros Internacionales, SFI)
• Lucha contra el lavado de dinero según FINMA