Rédiger un procès-verbal d’assemblée générale en Suisse (2026)
La tenue correcte d’un procès-verbal (PV) d’assemblée générale (AG) est une obligation légale pour toute PME, indépendant, SARL, SA ou association en Suisse romande. Un PV mal rédigé, incomplet ou non signé peut entraîner la nullité des décisions, des sanctions fiscales ou des blocages bancaires. Voici un guide concret 2026, avec exemples, erreurs à éviter, mentions obligatoires et modèles pratiques.
1. Quand et pour qui le PV d’AG est-il obligatoire ?
- SARL et SA : PV obligatoire pour chaque AG ordinaire (approbation comptes, affectation résultat, élection/démission des organes, etc.) et toute AG extraordinaire (modification statuts, augmentation capital, etc.).
- Association : Obligatoire pour chaque AG en vertu du Code civil art. 64.
- Indépendants/entreprises individuelles : Non obligatoire légalement, mais conseillé lors d’investissements, décisions bancaires, etc., pour preuve de gestion.
2. Mentions obligatoires en 2026 (SARL/SA/associations)
- Date, lieu, heure de l’AG
- Liste précise des participants (présents/représentés, quorum atteint)
- Ordre du jour (points officiels)
- Décisions prises (résultats de chaque vote, majorités obtenues)
- Signatures obligatoires (président et secrétaire, éventuellement un actionnaire/un membre)
- Forme écrite (papier recommandé, numérique admis si authentification claire)
Bon à savoir : Depuis le 1er janvier 2023, les PV signés électroniquement avec un système reconnu (p. ex. Swisscom Trust Services, Adobe Sign relié SuisseID) sont admis dans la plupart des cantons.
3. Étapes pour rédiger un PV d’AG conforme
- Préparer une trame standard adaptée à la structure :
- Titre précis, mention SARL/SA/Association, année
- Remplir les informations de convocation et de présence
- Décrire chaque point à l’ordre du jour et la discussion synthétique (éviter les commentaires inutiles)
- Indiquer le résultat des décisions, majorité exacte (ex : 4 voix pour, 1 contre, 0 abstentions, décision acceptée)
- Ajouter les signatures obligatoires, la date de signature, et conserver l’original pendant minimum 10 ans (art. 958f CO)
4. Erreurs fréquentes à éviter
- Oublier la signature du président ou du secrétaire
- Confondre le PV d’AG avec le rapport de gestion (moins détaillé)
- Modifier le PV après coup sans traçabilité
- Absence de mention du vote ou de la majorité (à corriger)
- Non-conservation des procès-verbaux sur 10 ans (risque fiscal/contrôle)
- Utilisation d’un modèle anglophone ou inadapté à la structure juridique suisse
Exemple de mention à ne pas oublier : « Le rapport de révision est présenté et l’assemblée approuve à l’unanimité les comptes annuels pour l’exercice 2025. »
5. Modèle de PV d’assemblée générale (SARL)
Société: [Nom SARL]
Date : 04.04.2026
Lieu : Genève
Présents/représentés : [Nom, nombre de parts]
Quorum : Atteint
**Ordre du jour :**
1. Approbation des comptes 2025
2. Affectation du résultat
3. Nomination de l’organe de révision
4. Divers
Décisions :
1. Les comptes annuels 2025 sont approuvés à l’unanimité (100 parts).
2. Le résultat net est affecté en réserves légales.
3. [Nom] est nommé réviseur pour 2026.
Signatures :
Président : ________ Secrétaire : _________
Date : 04.04.2026
À conserver en version signée. Pour la signature électronique : indiquer le moyen utilisé et conserver la preuve (SwissID, Adobe Sign, etc.).
6. Questions fréquentes et astuces pratiques
- Quand utiliser le PV électronique ? Pour faciliter l’archivage et lors de décisions à distance, surtout dans les PME multi-sites.
- Peut-on ajouter un plan d’action ? Oui, sous forme d’annexe, jamais dans le corps principal pour garder la légalité du PV.
7. Ressources officielles & modèles à jour
- Lignes directrices de la Confédération, PV-types à adapter à chaque structure
- Conservation légale et conseils cantonaux (Genève, Vaud, Neuchâtel)
Cette fiche pratique 2026 vous aide à prévenir les écueils juridiques et à garantir la validité de vos assemblées. Pour un accompagnement personnalisé ou la vérification de vos procès-verbaux, notre équipe Ark Fiduciaire vous assiste et fournit des modèles par canton.
Pour aller plus loin
- Retrouvez l’ensemble des exigences et des modèles officiels sur le site de la Confédération suisse (SECO) et sur le portail SME-Admin (admin.ch).
- Besoin d’un contrôle ou d’une adaptation de vos pratiques ? Contactez les spécialistes Ark Fiduciaire, Genève.