Por que controlar rigorosamente as faturas de fornecedores?
A gestão das faturas de fornecedores é um fator-chave de otimização financeira e conformidade para PME e independentes na Suíça romanda. Erros frequentes (omissões, pagamentos duplos, recuperação incorreta de IVA) podem provocar perdas diretas e sanções fiscais ou administrativas. Assim, é essencial implementar um processo simples, rigoroso e documentado.
Etapa 1: Centralizar o recebimento das faturas
- Canais preferenciais: Utilize um e-mail dedicado (ex.: faturas@sua-empresa.ch) ou uma caixa de correio digital (sistema ERP ou Odoo).
- Automatização: Use um scanner e uma solução de gestão documental para evitar esquecimentos ou perdas de faturas em papel.
Dica: Sempre peça uma cópia eletrônica aos seus fornecedores.
Etapa 2: Guia rápido para conferir menções obrigatórias
Antes de efetuar qualquer pagamento, verifique a presença das seguintes informações (obrigatórias para deduzir o IVA):
- Identidade completa do fornecedor (nome, endereço, número de IVA)
- Número e data da fatura
- Descrição precisa dos bens ou serviços faturados
- Valor líquido, taxa e valor do IVA (quando aplicável)
- Nome ou razão social clara na fatura
- Menção "autoliquidação" se aplicável (serviços vindos do exterior)
Evite: Pagar uma fatura incompleta pode resultar em rejeição na dedução do IVA. Consulte a lista oficial na Administração Fiscal Federal.
Etapa 3: Exemplos de erros concretos a evitar
- Falta do número de IVA do fornecedor: Ex. uma PME de Genebra recebe uma fatura de CHF 5'000 sem o número suíço de IVA do fornecedor; não é possível recuperar o IVA.
- Valor incoerente: Ex. fatura do fornecedor indicando "IVA 0%" quando a atividade é tributável na Suíça; verifique!
- Faturas em moedas estrangeiras: Utilize a taxa oficial do Banco Nacional Suíço para conversão (data do pagamento ou do serviço). Documente a taxa aplicada em cada documento.
Etapa 4: Validação e autorização de pagamento – circuito simples mas robusto
- Verificação dupla por pelo menos duas pessoas (caso típico: preparador e assinatura de gestão ou fiduciária)
- Registro sistemático na ferramenta contábil ao receber a fatura (não no pagamento)
Conselho: Use Odoo ou um ERP terceiro para registrar digitalmente a autorização de pagamento; cada etapa é rastreada, com acesso facilitado ao histórico.
Etapa 5: Acompanhamento dos vencimentos e otimizações
- Planilha de acompanhamento de vencimentos: evite atrasos, antecipe saídas de caixa (Excel, Odoo ou ferramenta dedicada)
- Descontos ou abatimentos: Aproveite condições de pagamento negociadas e documente cada caso em comentário do documento.
Erro recorrente: Esquecer um desconto resulta em um custo direto injustificado.
Etapa 6: Recuperação correta do IVA
- Certifique-se de que o IVA seja mencionado e que o fornecedor esteja de fato sujeito; verifique no registro oficial de IVA.
- Correlação entre serviço e uso profissional: toda despesa particular é não dedutível.
Armadilha a evitar: O IVA sobre refeições de negócios só é dedutível até 50% e apenas mediante apresentação da fatura conforme.
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Síntese
Uma gestão e controle rigoroso das faturas de fornecedores garantem a recuperação do IVA, limitam erros e otimizam o fluxo de caixa de pequenas estruturas. Atualize seus processos anualmente para incorporar mudanças fiscais e consulte um profissional para situações complexas.
Nossos especialistas da Ark Fiduciaire apoiam a implementação de um controle robusto adaptado ao seu porte e setor.