Digitalização da contabilidade em 2025: novas obrigações, desafios e soluções para PME em Genebra
Introdução
A digitalização da contabilidade já não é uma escolha, mas sim uma obrigação para as PME em Genebra a partir de 2025. Com o fim do papel para o IVA, a exigência reforçada de conservação digital dos comprovativos e a necessidade de atualizar a segurança dos dados, esta reforma transforma as práticas de gestão. Quais são exatamente estas novas obrigações? Quais os riscos para as empresas que tardam a adaptar-se? E, sobretudo, como garantir uma transição bem-sucedida?
Este guia completo, redigido pela Ark Fiduciaire, responde ponto a ponto a estas perguntas. Encontrará comparativos, ferramentas concretas e conselhos adaptados ao contexto romando.
1. As novas obrigações de digitalização da contabilidade em 2025
1.1. Generalização dos relatórios digitais
- Nova regra: A partir de 1 de janeiro de 2025, todas as empresas sujeitas a IVA devem apresentar as suas declarações exclusivamente através do portal eletrónico da Administração Federal de Contribuições (AFC). O envio em papel é abolido, sem período de transição.
- Referência: AFC – TVA Digitalisation 2025
1.2. Conservação e arquivo eletrónico reforçados
- Exigência: Todos os comprovativos contabilísticos devem ser guardados em formato eletrónico, garantindo legibilidade, rastreabilidade e integridade por 10 anos (CO art. 958f).
- Referência oficial: SECO – Comptabilité obligatoire
1.3. Segurança e confidencialidade dos dados
- Atualização: As soluções digitais utilizadas devem garantir a proteção dos dados pessoais e comerciais, em conformidade com a nova Lei Federal de Proteção de Dados (LPD 2023) e suas evoluções.
2. Os principais desafios para PME e independentes em Genebra
2.1. Adaptar os processos internos
- Análise do cenário atual: Porque é que folhas de Excel ou registos em papel se tornam insuficientes?
- Mapeamento dos fluxos documentais e ajuste dos circuitos de validação.
2.2. Escolher a solução de software adequada
- Critérios: compatibilidade Swissdec, conformidade AFC, escalabilidade, alojamento dos dados na Suíça, segurança.
- Comparativo entre softwares padrão e ERP sob medida (ex: Odoo, Winbiz, Crésus).
Destaque prático:
- Teste do ePortal: Verificar antecipadamente a compatibilidade da infraestrutura com o portal AFC.
2.3. Formar e acompanhar as equipas
- Sensibilização para as boas práticas digitais.
- Plano de migração e formação contínua.
3. Os riscos em caso de não conformidade
- Penalidades administrativas: Por qualquer atraso ou falta de transmissão digital (IVA), ou comprovativos não conformes (CO).
- Perda de credibilidade: Não cumprimento das normas suíças e europeias perante parceiros ou investidores.
- Riscos de cibersegurança: Exposição de dados sensíveis em caso de digitalização mal protegida.
4. Soluções concretas para uma transição bem-sucedida
4.1. Planear a digitalização
- Auditoria prévia do contexto existente, escolha da solução de software, plano de migração faseado.
4.2. Externalizar para maior segurança
- Delegação a uma sociedade fiduciária especializada para a gestão contabilística digitalizada.
- Papel da Ark Fiduciaire: acompanhamento personalizado, disponibilização de uma solução ERP cloud certificada, linha de apoio técnico.
4.3. Documentar e automatizar
- Centralização dos documentos, automação da entrada, arquivo digital com valor probatório.
- Implementação de dashboards acessíveis em tempo real.
5. Perguntas frequentes
- É necessário digitalizar todo o histórico?
- Como escolher entre arquivo local ou na cloud?
- Que certificações exigir ao seu fornecedor?
- Quais os prazos legais de conservação de dados digitalizados?
Conclusão
A digitalização da contabilidade deixou de ser apenas um fator de produtividade: é agora um pré-requisito legal para a conformidade das PME a partir de 2025. Para antecipar e tirar partido desta mudança regulamentar, é melhor preparar as ferramentas, formar as equipas e contar com um parceiro capaz de garantir cada etapa.
A Ark Fiduciaire, em Genebra, acompanha-o para enfrentar estes desafios e transformar a obrigação numa verdadeira vantagem estratégica.
Para saber mais
- Guia de digitalização AFC (instruções oficiais)
- FAQ SECO sobre contabilidade desmaterializada