GwG im Treuhandwesen: Pflichten 2026, KYC, PEP, MROS und Dossier-Konformität

Sie führen ein Treuhandbüro in Genf oder sind für die Compliance in einer Kanzlei zuständig. Und Sie spüren, dass 2026 eine „kleine“ Verschärfung des GwG bringt? Falsche Einschätzung. Der Umfang erweitert sich, die Erwartungen steigen, und „halbfertige“ Dossiers werden teuer.

Direkt gesagt: Das GwG wird nicht mit einem verstaubten Ordner und einem einmal unterschriebenen KYC-Formular verwaltet. Es wird wie ein System gehandhabt. Mit Nachweisen. Und Routinen.

Nützliche Quellen zur Einordnung: (Quelle: GwG/LTPM Revision 2026 (Staatssekretariat für internationale Finanzfragen SIF)), (Quelle: Gesetzliche Grundlagen GwG und OBA (offizielle Texte, fedlex)), (Quelle: FINMA-Gesetzesgrundlagen (GwG, OBA, OBA-FINMA)), (Quelle: GwG-FAQ (ch.ch, Schweizer Staatsportal)), (Quelle: Leitfaden Geldwäscherei und Register wirtschaftlich Berechtigter (admin.ch)), (Quelle: Stellungnahmen 2026 (news EXPERTsuisse)).

Umfang 2026: Wer unterliegt dem GwG und welche Tätigkeiten?

Die Frage ist nicht „Bin ich ein Treuhänder?“. Die eigentliche Frage: „Führe ich eine Tätigkeit aus, die mich ins GwG-Feld bringt?“

In der Praxis entdecken viele Kanzleien in Genf, dass sie „unterstellt“ sind, wenn ein Kunde eine etwas exotische Struktur wünscht oder die Bank Fragen stellt, die niemand erwartet hat.

Treuhandtätigkeiten, die das GwG auslösen

Ohne juristisch zu werden: Sobald Sie in Geldflüsse, Strukturen oder Vorgänge eingreifen, die zur Verschleierung der Herkunft von Geldern dienen könnten, sind Sie im GwG-Bereich.

Typisch sieht man:

• Gründung, Verwaltung, Leitung von Gesellschaften (insbesondere mit nicht ansässigen Aktionären)
• Bereitstellung von Verwaltungsräten, Geschäftsführern, Domizilierung (je nach tatsächlicher Rolle)
• Unterstützung bei Kontoeröffnung, Zahlungsorganisation, Treasury-Management
• Geschäfte mit Vermögenswerten (auch wenn „Sie das Geld nicht berühren“, aber orchestrieren)

Klassische Falle: „Wir machen nur die Buchhaltung.“ Ja… aber Sie bereiten Zahlungen vor, geben Anweisungen, verwalten Vollmachten, sind das Bindeglied, das die Transaktion ermöglicht. Ergebnis? Sie stehen im Fokus.

2026: Was sich im Geist (und in der Praxis) ändert

Auch wenn der Text nicht alles „revolutioniert“, ändert sich die Umsetzung:

• mehr Nachvollziehbarkeit beim wirtschaftlich Berechtigten (WB)
• mehr Anforderungen an die wirtschaftliche Rechtfertigung von Vorgängen
• mehr Kohärenz zwischen Kundenprofil und beobachteten Geldflüssen

Unserer Meinung nach ist die eigentliche Änderung 2026 die Nulltoleranz gegenüber unvollständigen Dossiers. Früher kamen manche durch. Morgen wird das zum Kanzleirisiko.

Tabelle — schnelle Situationsübersicht (Praxisblick)

Sorgfaltspflichten und Dokumentation (SRO, interne Kontrollen, Register)

Das GwG ist nicht „ein Papier unterschreiben lassen“. Es geht darum, zu beweisen, dass Sie Ihre Arbeit gemacht haben und dies auch 18 Monate später belegen können, wenn alles vergessen ist.

SRO: Mitgliedschaft, interne Regeln und was wirklich verlangt wird

Wenn Sie unterstellt sind, müssen Sie einer Selbstregulierungsorganisation (SRO) angeschlossen sein oder einer gleichwertigen Aufsicht unterliegen. Bei Kontrollen wird nicht Ihre Meinung gefragt, sondern:

• Ihre interne GwG-Regelung (aktuell)
• Ihre Prozesse (wer macht was, wann, wie)
• Ihre Nachweise der Umsetzung (Dossiers, Logs, Freigaben)

Praxisbeobachtung: Viele Kanzleien haben eine „Copy-Paste“-Regelung, die nicht zur Realität passt. Schlimmer als nichts. Denn Sie beweisen selbst, dass Sie Ihre eigenen Regeln nicht befolgen.

Interne Kontrollen: Rollentrennung, auch im kleinen Team

Sie sind zu dritt im Büro? Kein Problem. Man kann trotzdem trennen:

• die Person, die Unterlagen sammelt
• die Person, die Risiko und Aufnahme prüft
• die Person, die das laufende Monitoring macht

Wenn das nicht möglich ist, dokumentieren Sie den Ausgleich: punktuelle Doppelprüfung, quartalsweise Partner-Review, unterschriebene Checklisten.

Register: Was Sie in 10 Minuten vorlegen können müssen

Wenn SRO oder Prüfer fragen, müssen Sie schnell liefern:

• Liste der Geschäftsbeziehungen (aktive Kunden)
• Risikoklassifizierung (niedrig / standard / hoch) + Datum der Überprüfung
• PEP-Register (mindestens Nachweis des Screenings und Ergebnisse)
• Register für Warnungen / Vorfälle / Entscheidungen (inkl. „Fehlalarm“)

KYC-Verfahren: Kundenidentifikation, wirtschaftlich Berechtigte, Belege und verstärkte Pflichten

KYC ist Ihre Versicherung. Viele behandeln es aber als Formalität. Und wenn dann ein seltsamer Geldfluss kommt, gibt es nichts mehr zum Erklären.

Kundenidentifikation: natürliche Person vs juristische Person

Für eine natürliche Person:

• gültiger Ausweis (lesbare Kopie)
• Adresse und Nachweis (gemäß Ihrer Policy)
• Berufstätigkeit, Arbeitgeber, Steuerland (wenn relevant)

Für eine Gesellschaft:

• Handelsregisterauszug (oder Äquivalent)
• Statuten / Gründungsdokumente
• Organe, Zeichnungsberechtigungen
• Beschreibung der tatsächlichen Tätigkeit (nicht „Consulting“ in einer Zeile)

Einfache Frage: „Wer unterschreibt, wer entscheidet, wer profitiert?“ Wenn Sie die Antwort nicht haben, haben Sie kein KYC.

Wirtschaftlich Berechtigter (WB): der Knackpunkt im Dossier

Der WB ist die natürliche Person, die tatsächlich kontrolliert oder profitiert. Und nein, „es ist ein Trust“ ist keine Antwort.

Was in einem sauberen Dossier erwartet wird:

• unterschriebene WB-Erklärung
• klarer Organigramm (auch auf einer Seite)
• Belege, die dies bestätigen (Register, Aktionärspakt, Gründungsdokumente)

Klassische Falle: Man nimmt die WB-Erklärung, legt sie ab und prüft nie, ob sie zur Realität passt (Land, Tätigkeit, Geldflüsse). Wenn es knallt, hilft die Erklärung nicht.

Belege: Was im Audit den Unterschied macht

Ein gutes KYC-Dossier enthält „verwertbare“ Nachweise:

• Verträge (Kunden/Lieferanten), wenn die Tätigkeit neu oder atypisch ist
• Musterrechnungen, Webseite, Pitch Deck (ja, auch das)
• Herkunftsnachweise bei Einbringung, Darlehen oder Kapitalzufuhr

Verstärkte Pflichten: Wann Sie in den „hohen Risiko“-Modus wechseln müssen

Sie wechseln in verstärkt, wenn:

• PEP (oder nahestehend/assoziiert) identifiziert
• Hochrisikoland / Sanktionen / hohe Korruption
• Komplexe Struktur ohne klare wirtschaftliche Begründung
• Bargeldintensive Tätigkeit oder inkohärente Geldflüsse

Verstärkt bedeutet:

• mehr Unterlagen
• Freigabe durch Senior-Level
• kürzere Überprüfungsintervalle
• schriftliche Begründung der Annahmeentscheidung

KYC-Checkliste (Aufnahme) — Kanzlei-Version

• Unterschriebener Mandat + klarer Umfang (was Sie tun / nicht tun)
• Kundenidentifikation (Ausweis / HR / Statuten)
• WB identifiziert + unterschriebene Erklärung + Organigramm
• Zweck und Art der Beziehung (2–5 Sätze, keine Floskel)
• Erwartetes Geldflussprofil (Beträge, Länder, Häufigkeit, Gegenparteien)
• Dokumentiertes PEP/Sanktions-Screening
• Risikoklassifizierung + Datum der nächsten Überprüfung
• Interne Freigabe (wer hat akzeptiert, wann)

Laufende Überwachung: PEP, Sanktionslisten, automatisiertes Monitoring

Eingangskontrolle ist gut. Aber Geldwäsche passiert oft später. Wenn die Beziehung etabliert ist und alle nachlassen.

PEP: Was Kanzleien unterschätzen

PEP heißt nicht „verboten“. Es heißt „Sie müssen erklären können, warum Sie akzeptieren und wie Sie überwachen“.

In der Praxis problematisch:

• indirekte PEP (Verwandte, Ehepartner, Assoziierte)
• „lokale“ PEP (öffentliche Funktion, Staatsunternehmen)
• Statuswechsel (Kunde wird nach Aufnahme PEP)

Sanktionen: Das einfache Risiko

Sanktionen sind binär: Wenn Sie sie übersehen, haben Sie ein Problem. Und es ist nicht selten: Namensgleichheit, Transliteration, Briefkastenfirmen.

Maßnahme: Nachweis des Screenings mit Datum, und eine Prozedur „Was tun bei Treffer?“

Monitoring: manuell, halbautomatisch, automatisch… aber belegbar

Man kann es einfach halten, auch ohne teure Tools, solange es kohärent ist:

• regelmäßige Überprüfung von Hochrisikokunden (z.B. quartalsweise)
• halbjährliche Überprüfung von Standardkunden
• jährliche Überprüfung von Niedrigrisikokunden

Und vor allem: ein Warnungsregister. Eine Warnung ohne Nachweis ist, als wäre sie nie behandelt worden.

Tabelle — Beispiel für einen realistischen Monitoring-Plan

MROS-Meldung: Meldegrenzen, Verfahren und rechtlicher Schutz

MROS macht Angst. Oft, weil „Verdacht“ und „Beweis“ verwechselt werden. Sie sind kein Staatsanwalt. Sie sind ein Profi mit Meldepflicht in bestimmten Situationen.

Für den rechtlichen Rahmen und offizielle Erklärungen: (Quelle: GwG-FAQ (ch.ch, Schweizer Staatsportal)), (Quelle: Gesetzliche Grundlagen GwG und OBA (offizielle Texte, fedlex)).

Wann muss gemeldet werden: Der echte Auslöser

Der Auslöser ist begründeter Verdacht. Nicht „mir gefällt sein Gesicht nicht“, nicht „komplizierter Kunde“. Begründeter Verdacht ist, wenn die verfügbaren Elemente einen Zusammenhang mit einer Vortat, einer kriminellen Organisation oder illegalen Geldern plausibel machen und Sie den Zweifel nicht mit vernünftigen Klarstellungen ausräumen können.

Konkrete Beispiele:

• „Darlehen“ ohne Vertrag, ohne Tilgungsplan, ohne Logik
• Kreisrechnungen zwischen verbundenen Gesellschaften, ohne Substanz
• Geldflüsse in sensible Jurisdiktionen ohne kommerziellen Grund
• Verweigerung einfacher Unterlagen (WB, Verträge, Herkunft der Gelder)

Interne Prozedur: Wer entscheidet und wie dokumentiert wird

In einer Kanzlei braucht es eine schriftliche Prozedur:

1. Wer erhält die Warnung (Mitarbeiter, Buchhalter, Admin)
2. Wer analysiert (Compliance-Verantwortlicher / Partner)
3. Welche Klarstellungen werden versucht (und welche nicht)
4. Wer entscheidet über die Meldung
5. Wie wird das MROS-Dossier archiviert

Rechtlicher Schutz und Vertraulichkeit: Vorsicht „Tipping-Off“

Sie dürfen den Kunden nicht warnen, dass Sie melden („Tipping-Off“). Und Sie müssen Ihre Mitarbeiter schützen: Eine MROS-Entscheidung muss von der Kanzlei getragen werden, nicht von „Paul, Junior, der etwas gesehen hat“.

Praxisbeobachtung: Manche Kanzleien schreiben zu ausführliche interne E-Mails („das ist Geldwäsche“). Schlechte Idee. Bleiben Sie sachlich: Fakten, Daten, Beträge, Inkohärenzen, fehlende Unterlagen.

Aufbau und Kontrolle des Konformitätsdossiers: Organisation, Speicherung, interne Audits

Ein robustes Konformitätsdossier erzählt eine kohärente Geschichte: Wer ist der Kunde, warum wurde er akzeptiert, wie funktioniert er und wie wird überwacht.

Organisation: Ein Dossier, nicht 12 Orte

Wenn Ihre Unterlagen in:

• einer E-Mail
• einem Drive
• einem ERP
• einem Papierordner

… sind, verlieren Sie Zeit und verpassen Elemente. Best Practice: ein zentrales Dossier (physisch oder digital) mit Standardstruktur.

Speicherung: Integrität, Zugriff und Nachweis des Datums

Sie werden gefragt: „Wer hatte Zugriff? Wann wurde das Dokument hinzugefügt? Ist es die finale Version?“

Auch ohne ausgefeilte Tools können Sie:

• Dateien mit Datum benennen (YYYY-MM-DD)
• Kundenordner sperren (Zugriffsrechte)
• eine Validierungsspur behalten (signiertes PDF, interne Notiz)

Interne Audits: Kontrolle, die Katastrophen verhindert

Unserer Meinung nach ist eine Kanzlei, die auf das SRO-Audit wartet, um ihre Lücken zu entdecken, gefährdet.

Realistischer Rhythmus:

• Quartals-Mini-Audit von 5 Dossiers (davon 2 mit hohem Risiko)
• jährliches Vollaudit auf größerer Stichprobe

Was geprüft wird: WB-Kohärenz, Screening, Geldflussprofil, regelmäßige Überprüfungen, dokumentierte Entscheidungen.

Checkliste „Konformitätsdossier auditbereit“

• Vollständiges KYC + WB + Organigramm
• Motiviertes Risikoprofil (nicht nur ein Häkchen)
• PEP/Sanktions-Screening mit datiertem Nachweis
• Notizen zu regelmäßigen Überprüfungen (Daten, Feststellungen, Maßnahmen)
• Belege für atypische Vorgänge (Verträge, Rechnungen, Erklärungen)
• Register für Warnungen und Entscheidungen (inkl. Abschluss)
• Nachvollziehbarkeit interner Freigaben

Schritt für Schritt: Ihr Büro „sauber“ machen vor 2026

Konkret. Hier eine Sequenz, die in der Kanzlei funktioniert, ohne alle für 3 Monate zu blockieren.

Schritt 1 — Ihre Leistungen und echten Risiken kartieren (1 Woche)

• Listen Sie Ihre Leistungen auf (Buchhaltung, Löhne, Domizilierung, Admin, Kontoeröffnung etc.)
• Für jede Leistung notieren: „Berühre ich Geldflüsse? Erzeuge/kontrolliere ich eine Struktur?“
• Bestehende Mandate klassifizieren: niedrig / standard / hoch

Schritt 2 — Dossiers standardisieren (2 Wochen)

• Einheitliche Struktur erstellen
• Aufnahme-KYC-Checkliste einführen
• Checkliste für regelmäßige Überprüfung einführen

Schritt 3 — Entscheidungsregister einführen (sofort)

Eine einfache interne Tabelle reicht am Anfang:

• Datum
• Kunde
• Warnung / Ereignis
• Entscheidung
• Wer validiert
• Unterlagen

Schritt 4 — „Alte“ Dossiers aufarbeiten (4 bis 8 Wochen)

Beginnen Sie mit:

• potenzielle PEPs
• komplexe Strukturen
• nicht ansässige Kunden

Und tun Sie eines: Lücken schließen. Nicht Geschichte umschreiben.

Schritt 5 — Ihr System testen (internes Audit)

Nehmen Sie 10 Dossiers zufällig. Fragen Sie sich: „Wenn die SRO morgen kommt, können wir jedes Dossier verteidigen, ohne zu schwitzen?“

Praxisfall (Genf): eine Beratungs-GmbH mit Auslandstransfers

Typische reale Situation:

• Kunde: GmbH in Genf, IT-Beratung
• Jahresumsatz: CHF 1’200’000
• Bruttomarge: CHF 720’000
• Geschäftsführer: Schweizer Resident
• Aktionär: Holding in Zypern
• WB deklariert: natürliche Person mit Wohnsitz in den Emiraten

Über 3 Monate:

• Einnahmen: CHF 310’000 von 4 Schweizer Kunden
• Zahlungen: CHF 185’000 an „Subunternehmer“ in Portugal und Dubai
• Zahlungen: CHF 90’000 als „Management Fees“ an die Holding

Problem: keine soliden Unterlagen. Nur generische PDF-Rechnungen.

Ein verteidigbares Konformitätsdossier verlangt:

1. WB: Organigramm + Kontrollnachweis (Holding-Dokumente, Register, Erklärung)
2. Wirtschaftlicher Zweck: Warum eine Holding in Zypern? Warum Management Fees?
3. Subunternehmer: Verträge, Deliverables, Leistungsnachweise (Tickets, Berichte, Zugang, Projekt-E-Mails)
4. Geldflussprofil: schriftliche Begründung, dass internationale Zahlungen erwartet werden, mit Ländern und Beträgen

Kanzlei-Entscheidung (Beispiel):

• innerhalb 10 Tagen anfordern: Verträge + Deliverables + Erklärung zu Management Fees + Berechnungsgrundlage
• bei Ablehnung oder anhaltenden Inkohärenzen: interne Eskalation, hohes Risiko, verstärkte Überprüfung
• bei nicht ausgeräumtem Verdacht: MROS-Analyse gemäß Prozedur

Dieser Fall kommt oft beim Jahresabschluss vor. Der Buchhalter stößt auf riesige „Consulting“-Kosten ohne Substanz. Alle geraten in Panik. Wenn KYC und Monitoring von Anfang an gemacht werden, spart man viel Zeit.

3 teure Fehler für Genfer Treuhänder (und wie man sie korrigiert)

Fehler 1 — „Wir haben eine Passkopie, also passt es“

Nein. Sie haben eine Identität, kein Verständnis.

Korrektur: Notiz „Zweck und Art“ + Geldflussprofil + WB bestätigt ergänzen.

Fehler 2 — PEP-Dossier wie Standard-Dossier behandelt

PEP ist kein Stempel. Es ist ein Überwachungslevel.

Korrektur: Senior-Freigabe + häufigere Überprüfung + schriftliche Annahmebegründung.

Fehler 3 — Warnung mündlich behandelt, ohne Nachweis

Klassiker: „Wir haben darüber gesprochen, war nichts.“ Aber im Audit existiert „darüber gesprochen“ nicht.

Korrektur: Warnungsregister, auch minimalistisch. Eine Zeile, eine Entscheidung, ein Dokument.

Risiken der Nichtkonformität und Sanktionen 2026

Es geht nicht nur um eine Rüge. Das Risiko ist vielfältig:

• Maßnahmen der SRO (Korrekturanforderungen, verstärkte Audits)
• Reputationsschaden (in Genf geht das schnell)
• Bankabbruch (Kunde verliert Bank, Sie verlieren Mandat)
• Haftung der Kanzlei und Organe je nach Fall

Und ein sehr konkretes Risiko: „Portfoliorisiko“. Ein toxisches Dossier kann eine Überprüfung von 30 Dossiers auslösen.

Unserer Meinung nach ist die beste Vorgehensweise, in Dokumentendisziplin zu investieren. Nicht in komplizierte Formulierungen. Eine gute, sachliche interne Notiz ist besser als ein 12-seitiger Bericht, der nichts beweist.

Was Ihr Kunde verstehen muss (sonst tragen Sie das ganze Risiko)

Sie können perfektes KYC machen. Wenn der Kunde nicht mitspielt, sind Sie blockiert.

Schreiben Sie es im Mandat fest:

• Pflicht, Unterlagen innerhalb angemessener Frist zu liefern
• Recht, Leistungen bei fehlenden Unterlagen zu suspendieren
• Recht, bei gravierenden Inkohärenzen zu kündigen

Ein einfacher Satz, den ich oft im Termin benutze: „Wenn Sie nicht erklären können, woher das Geld kommt und warum es so fließt, kann ich Sie nicht begleiten.“ Das klärt alles.

GwG-FAQ für Treuhänder: 2026

1) Ist ein „nur Buchhaltung“ Treuhänder vom GwG betroffen?

Es kommt darauf an, was Sie tatsächlich tun. Wenn Sie sich auf reine Buchhaltung beschränken, ohne Geldflüsse zu beeinflussen, Zahlungen zu organisieren oder Strukturen zu verwalten, ist das Risiko der Unterstellung anders. Das Problem: Viele „Buchhaltungs“-Mandate rutschen in operative Verwaltung (Zahlungen, Vollmachten, Kontoeröffnung). Dann wechseln Sie die Kategorie.

2) Was ist ein akzeptabler WB im Dossier?

Ein akzeptabler WB ist eine identifizierte natürliche Person mit unterschriebener Erklärung und bestätigenden Elementen (Organigramm, Gesellschaftsdokumente, wirtschaftliche Kohärenz). Wenn Sie nur einen Namen auf einem Formular haben, ohne alles dahinter, sind Sie angreifbar.

3) Wie oft muss ein Kundendossier überprüft werden?

Es gibt keine magische Frequenz für alle. Sie legen eine Frequenz je nach Risiko fest und halten sich daran. Niedrig: jährlich. Standard: halbjährlich. Hoch: vierteljährlich. Wichtig: Nachweis der Überprüfung und Entscheidungen mit Datum.

4) Was tun, wenn ein Kunde die Herkunft der Gelder nicht angibt?

Dokumentieren Sie die Anfrage, die Ablehnung und prüfen Sie, ob der Zweifel anders ausgeräumt werden kann. Oft nicht. In diesem Fall machen Sie nicht „als wäre nichts“. Eskalieren Sie intern, qualifizieren Sie das Risiko neu und erwägen Sie MROS-Meldung, wenn der Verdacht begründet wird.

5) Was bedeutet ein Treffer auf einer Sanktionsliste?

Es bedeutet: Stopp und Prüfung. Viele Treffer sind Namensgleichheit. Aber Sie müssen beweisen, dass Sie geprüft und abgeschlossen haben. Ohne Nachweis sind Sie exponiert.

6) Wie bereitet man ein SRO-Audit vor, ohne die Nerven zu verlieren?

Standardisieren Sie Ihre Dossiers, führen Sie Register (Kunden, Risiken, PEP/Sanktionen, Warnungen), machen Sie vierteljährlich ein Mini-Internaudit. Das SRO-Audit läuft gut, wenn Sie die Unterlagen schnell vorlegen können und die Dossiergeschichte kohärent ist.

Referenzen

• GwG-FAQ (ch.ch, Schweizer Staatsportal)
• Leitfaden Geldwäscherei und Register wirtschaftlich Berechtigter (admin.ch)
• Stellungnahmen 2026 (news EXPERTsuisse)
• Gesetzliche Grundlagen GwG und OBA (offizielle Texte, fedlex)
• GwG/LTPM Revision 2026 (Staatssekretariat für internationale Finanzfragen SIF)
• FINMA-Gesetzesgrundlagen (GwG, OBA, OBA-FINMA)