LBA/AML en fiduciaire : obligations, KYC, risques et dossier de conformité

Périmètre et obligations de la LBA : Qui est concerné ?

La Loi sur le blanchiment d'argent (LBA) en Suisse constitue un pilier essentiel dans la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Elle s'applique à une large gamme d'acteurs économiques, en particulier ceux qui jouent un rôle dans la gestion de fonds ou d'actifs financiers. Mais qui est précisément concerné par cette législation ?

Les entités soumises à la LBA

1. Institutions financières : Les banques, les gestionnaires de fortune, les assurances et autres intermédiaires financiers sont directement concernés.
2. Fiduciaires et avocats : Les professionnels qui gèrent des fonds pour des tiers ou offrent des services de création de sociétés.
3. Commerçants : Ceux qui acceptent des paiements en espèces dépassant CHF 100'000.
4. Organismes de jeux d'argent : Casinos et autres établissements similaires.

Obligations principales

• Identification des clients : Vérification de l'identité des clients et des ayants droit économiques.
• Surveillance des transactions : Détection des opérations suspectes.
• Signalement des activités suspectes : Obligation de rapporter toute activité suspecte au MROS (source: MROS - fedpol).
• Formation et sensibilisation : Les employés doivent être formés pour reconnaître les signes de blanchiment d'argent.

KYC (Know Your Customer) : pièces à demander et processus de vérification

Le KYC est une obligation clé pour les fiduciaires et autres professionnels soumis à la LBA. Il s'agit d'un processus structuré visant à identifier et à vérifier l'identité des clients.

Étapes du processus KYC

1. Collecte des informations :

• Nom, prénom, date de naissance.
• Adresse complète.
• Nationalité.
• Profession et activité économique.

2. Vérification des documents :

• Passeport ou carte d'identité.
• Extrait du registre du commerce pour les entreprises.
• Justificatif de domicile récent.

3. Identification de l'ayant droit économique :

• Déclaration signée par le client.
• Vérification des structures complexes (trusts, holdings).

Tableau : Documents requis pour le KYC

Aspects de surveillance : gestion des PEP et des listes de sanctions

Qui sont les PEP ?

Les PEP (Personnes Exposées Politiquement) sont des individus occupant ou ayant occupé des fonctions publiques importantes, ainsi que leurs proches. Ces personnes présentent un risque accru de corruption ou de blanchiment d'argent.

Comment gérer les PEP ?

1. Identification :

• Utilisation de bases de données spécialisées pour détecter les PEP.
• Interrogation directe du client lors du processus KYC.

2. Surveillance accrue :

• Analyse approfondie des transactions.
• Mise en place de limites spécifiques pour les opérations financières.

Gestion des listes de sanctions

Les listes de sanctions internationales, comme celles publiées par le SECO (source: Mesures en lien avec les sanctions internationales), doivent être consultées régulièrement pour éviter toute transaction avec des entités ou individus sanctionnés.

Tableau : Différences entre PEP et listes de sanctions

Signalements obligatoires à MROS : procédure et suivi

Quand effectuer un signalement ?

Un signalement au Bureau de communication en matière de blanchiment d'argent (MROS) est obligatoire dans les cas suivants :

• Suspicion de blanchiment d'argent.
• Lien avec une activité criminelle.
• Présence d'une personne ou entité sur une liste de sanctions.

Étapes pour un signalement

1. Identification de l'activité suspecte :

• Analyse des transactions inhabituelles.
• Vérification des documents clients.

2. Préparation du dossier :

• Collecte de preuves.
• Rédaction d'un rapport détaillé.

3. Soumission au MROS :

• Utilisation de la plateforme dédiée (source: MROS - fedpol).

4. Suivi :

• Coopération avec les autorités compétentes.

Cas pratique : Signalement et impact financier

Un fiduciaire découvre qu'un client a transféré CHF 500'000 depuis un compte offshore sans justification claire. Après analyse, il décide de signaler l'opération au MROS. Suite à l'enquête, il est révélé que les fonds proviennent d'une activité criminelle. Le client est poursuivi, et le fiduciaire évite ainsi des sanctions pour non-respect de la LBA.

Étapes pour établir un dossier de conformité

1. Évaluation des risques :

• Identifier les secteurs d'activité à risque.
• Évaluer les clients selon leur profil.

2. Mise en place de procédures internes :

• Élaboration de politiques de KYC.
• Formation des employés.

3. Surveillance continue :

• Automatisation des contrôles.
• Mise à jour régulière des données clients.

4. Audit interne :

• Vérification périodique des processus.
• Correction des éventuelles failles.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Erreurs courantes

1. Identification incomplète des clients :

• Ne pas collecter tous les documents requis.
• Négliger l'identification des ayants droit économiques.

2. Absence de formation :

• Employés non formés aux obligations LBA.

3. Non-respect des délais de signalement :

• Retards dans la transmission des informations au MROS.

Comment les corriger ?

• Mettre en place un système de contrôle interne : Vérifier régulièrement les dossiers clients.
• Former le personnel : Organiser des sessions de formation obligatoires.
• Utiliser des outils technologiques : Investir dans des logiciels de gestion de conformité.

FAQ : Questions fréquentes sur la LBA et la conformité liée au blanchiment

1. Qu'est-ce que la LBA ? La Loi sur le blanchiment d'argent (LBA) est une réglementation suisse visant à prévenir et à combattre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

2. Quels sont les risques de non-conformité à la LBA ? Les risques incluent des amendes, des sanctions pénales et une atteinte à la réputation de l'entreprise.

3. Quelles sont les sanctions pour non-respect de la LBA ? Les sanctions peuvent aller jusqu'à des amendes importantes et des peines de prison pour les responsables.

4. Comment identifier une PEP ? En utilisant des bases de données spécialisées et en posant des questions spécifiques lors du processus KYC.

5. Qu'est-ce que le MROS ? Le MROS est le Bureau de communication en matière de blanchiment d'argent en Suisse. Il reçoit et analyse les signalements d'activités suspectes.

6. Quels outils peuvent aider à la conformité LBA ? Des logiciels spécialisés dans la gestion des risques, le KYC et la surveillance des transactions peuvent grandement faciliter la conformité.

Les outils technologiques pour la conformité à la LBA

La mise en conformité avec la LBA peut être facilitée grâce à l'utilisation d'outils technologiques adaptés. Ces solutions permettent d'automatiser les processus, de réduire les erreurs humaines et d'améliorer l'efficacité des contrôles.

Outils de gestion du KYC

Les logiciels de gestion du KYC permettent de centraliser et d'automatiser les processus d'identification et de vérification des clients. Voici quelques fonctionnalités clés :

• Vérification automatisée des documents : Les outils scannent et vérifient les pièces d'identité, les justificatifs de domicile et autres documents nécessaires.
• Analyse des risques : Évaluation automatique du risque client en fonction de critères prédéfinis.
• Mise à jour des données : Notifications automatiques pour actualiser les informations des clients.

Outils de surveillance des transactions

Les solutions de surveillance des transactions permettent de détecter les activités suspectes en temps réel. Voici quelques exemples de fonctionnalités :

• Détection des anomalies : Identification des transactions inhabituelles ou suspectes.
• Alertes en temps réel : Notifications automatiques en cas de dépassement des seuils définis.
• Analyse des tendances : Identification des schémas de comportement suspects.

Tableau : Comparaison des outils technologiques pour la conformité

Checklist : Éléments essentiels pour une conformité réussie

Voici une checklist pour garantir une conformité optimale avec la LBA :

1. Identification des clients :

• Collecte des documents d'identité.
• Vérification des ayants droit économiques.

2. Mise en place de procédures internes :

• Élaboration de politiques écrites pour le KYC et la surveillance des transactions.
• Formation régulière des employés.

3. Surveillance continue :

• Mise à jour des données clients.
• Utilisation d'outils de détection des anomalies.

4. Gestion des PEP et des sanctions :

• Vérification régulière des listes de sanctions.
• Surveillance accrue des transactions des PEP.

5. Signalement au MROS :

• Préparation des rapports en cas d'activités suspectes.
• Suivi des signalements effectués.

Études de cas : Leçons tirées de la non-conformité

Cas 1 : Une fiduciaire sanctionnée pour non-respect des obligations KYC

Une fiduciaire suisse a été sanctionnée par la FINMA pour ne pas avoir correctement identifié les ayants droit économiques de plusieurs clients. Cette négligence a permis à des fonds d'origine criminelle de transiter par leurs comptes. Résultat : une amende de plusieurs centaines de milliers de francs et une atteinte significative à leur réputation.

Leçon à retenir : Investir dans des outils de gestion KYC et former régulièrement les employés pour éviter ce type de situation.

Cas 2 : Une banque impliquée dans une affaire de blanchiment

Une banque a été impliquée dans une affaire de blanchiment d'argent après avoir échoué à signaler des transactions suspectes liées à une PEP. L'enquête a révélé que les employés n'avaient pas été formés pour identifier les risques spécifiques liés aux PEP.

Leçon à retenir : Mettre en place une surveillance accrue pour les PEP et sensibiliser les employés aux risques spécifiques.

FAQ : Questions supplémentaires sur la LBA et la conformité

7. Quels sont les délais pour effectuer un signalement au MROS ? Le signalement doit être effectué immédiatement après la détection d'une activité suspecte, sans délai injustifié (source: MROS - fedpol).

8. Les petites entreprises sont-elles concernées par la LBA ? Oui, si elles effectuent des activités financières ou de gestion de fonds pour des tiers, elles doivent se conformer à la LBA.

9. Comment se préparer à un audit de la FINMA ? Il est essentiel de maintenir des dossiers de conformité à jour, de former régulièrement le personnel et de réaliser des audits internes pour identifier et corriger les éventuelles failles.

10. Quelles sont les conséquences d'un signalement au MROS pour un client ? Un signalement peut entraîner une enquête approfondie par les autorités compétentes. Si des activités illégales sont confirmées, le client peut faire face à des poursuites judiciaires.

11. Les transactions en cryptomonnaies sont-elles concernées par la LBA ? Oui, les transactions en cryptomonnaies sont soumises à la LBA, et les plateformes d'échange doivent également respecter les obligations de KYC et de surveillance des transactions.

Références

• Obligations légales en matière de gestion des risques - admin.ch
• Mesures en lien avec les sanctions internationales
• Lutte contre le blanchiment d'argent - SFI
• MROS - fedpol
• Bases légales de la lutte contre le blanchiment d'argent - FINMA
• Le Conseil fédéral met en vigueur la loi révisée sur le blanchiment d'argent