Découvrez les obligations clés des fiduciaires en Suisse selon la LBA, les exigences de contrôle KYC, la surveillance des PEP et risques liés aux sanctions, ainsi que le rôle de MROS dans la lutte contre le blanchiment d'argent.

Périmètre et obligations des professionnels fiduciaires selon la LBA

La Loi sur le blanchiment d’argent (LBA) constitue un cadre légal essentiel pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme en Suisse. Les fiduciaires, en tant qu’intermédiaires financiers, sont soumis à des obligations strictes pour garantir la conformité à cette loi (source: Loi sur le blanchiment d'argent (LBA)).

Qui est concerné par la LBA?

Les professionnels fiduciaires sont concernés par la LBA dès lors qu’ils effectuent des activités telles que :

La gestion de fortune.
Les services de domiciliation.
La création et la gestion de sociétés ou de trusts.
Les transactions financières pour le compte de tiers.

Ces activités les placent dans la catégorie des intermédiaires financiers, les soumettant ainsi à des obligations spécifiques.

Obligations principales des fiduciaires

Identification des clients : Vérifier l’identité des clients et des ayants droit économiques.
Surveillance des transactions : Identifier et signaler les transactions suspectes.
Formation continue : Assurer que les collaborateurs soient formés aux exigences de la LBA.
Tenue de registres : Conserver les documents liés aux transactions et à l’identification des clients pendant au moins 10 ans.
Collaboration avec les autorités : Coopérer avec le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent (MROS).

Le processus KYC: informations et vérification des clients

Le processus de connaissance du client (Know Your Customer, KYC) est un pilier fondamental de la conformité à la LBA. Il vise à identifier les clients et à comprendre la nature de leurs activités.

Étapes du processus KYC

Collecte des informations :

Nom, prénom, date de naissance et nationalité.
Adresse et coordonnées de contact.
Documents d’identification officiels (passeport ou carte d’identité).

Identification de l’ayant droit économique :

Vérification de la personne physique ou morale qui bénéficie réellement des fonds.

Analyse de la relation d’affaires :

Comprendre la nature des activités du client.
Identifier les sources de fonds.

Vérification des informations :

Comparaison des données avec des bases de données externes.
Contrôle des listes de sanctions internationales.

Tableau récapitulatif des documents à collecter

Type de client	Documents requis
Particulier	Passeport, justificatif de domicile, déclaration KYC
Société	Statuts, registre du commerce, identification des ayants droit
Trust ou fondation	Acte constitutif, liste des bénéficiaires, déclaration KYC

Surveillance des risques spécifiques: PEP et sanctions économiques

Qui sont les PEP?

Les personnes politiquement exposées (PEP) sont des individus occupant ou ayant occupé des fonctions publiques importantes, ainsi que leurs proches. Ces personnes présentent un risque accru de corruption et de blanchiment d’argent.

Obligations spécifiques liées aux PEP

Identification renforcée :

Vérification approfondie des informations fournies.
Analyse des liens familiaux ou professionnels.

Surveillance continue :

Contrôle régulier des transactions.
Mise à jour des informations KYC.

Sanctions économiques

Les fiduciaires doivent également surveiller les sanctions internationales et s’assurer qu’ils ne traitent pas avec des entités ou individus sanctionnés. Cela inclut :

La vérification des listes de sanctions publiées par les autorités suisses et internationales.
La mise en place de systèmes automatisés pour détecter les transactions suspectes.

Signalements au MROS: procédure et obligations

Le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent (MROS) est l’autorité centrale en Suisse pour la réception et l’analyse des signalements d’activités suspectes.

Quand effectuer un signalement?

Un signalement doit être effectué dans les cas suivants :

Suspicion de blanchiment d’argent.
Transactions inhabituelles sans justification économique ou licite.
Liens avec une personne ou entité figurant sur une liste de sanctions.

Étapes pour un signalement au MROS

Collecte des informations :

Détails des transactions suspectes.
Identité des parties impliquées.

Rédaction du rapport :

Décrire les raisons de la suspicion.
Joindre les documents justificatifs.

Soumission au MROS :

Utilisation de la plateforme sécurisée mise à disposition par le MROS.

Checklist pour un signalement réussi

Vérification des informations collectées.
Rédaction claire et précise du rapport.
Respect des délais légaux pour le signalement.
Conservation d’une copie du rapport pour les archives.

Cas pratique : Analyse d’un signalement suspect

Contexte

Un client dépose 500'000 CHF en espèces sur son compte fiduciaire. Lors de l’analyse KYC, il indique que les fonds proviennent d’un héritage, mais ne fournit aucun document justificatif.

Analyse

Collecte des informations :

Le client est identifié comme une PEP.
Les fonds proviennent d’un pays à haut risque selon les listes de la FINMA.

Vérification des documents :

Absence de preuve de l’héritage.
Incohérences dans les déclarations du client.

Action :

Signalement au MROS avec tous les documents disponibles.
Suspension temporaire des transactions liées à ces fonds.

Étapes pour garantir la conformité à la LBA

Mettre en place une politique interne :

Définir des procédures claires pour le KYC et la surveillance des transactions.

Former les collaborateurs :

Organiser des formations régulières sur la LBA et les risques de blanchiment.

Utiliser des outils technologiques :

Adopter des logiciels de détection des transactions suspectes.

Effectuer des audits internes :

Vérifier régulièrement la conformité des processus.

Collaborer avec les autorités :

Maintenir une communication ouverte avec le MROS et la FINMA.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Erreurs courantes

Identification incomplète des clients :

Ne pas vérifier l’identité des ayants droit économiques.

Manque de formation :

Collaborateurs non formés aux exigences de la LBA.

Absence de mise à jour des données :

Ne pas actualiser les informations KYC régulièrement.

Comment les corriger?

Mettre en place des checklists :

Utiliser des listes de contrôle pour chaque étape du processus KYC.

Planifier des formations régulières :

Former le personnel sur les nouvelles réglementations et les meilleures pratiques.

Automatiser les processus :

Utiliser des outils pour surveiller les transactions et mettre à jour les données.

FAQ

Qu'est-ce que la LBA?

La Loi sur le blanchiment d’argent (LBA) est une législation suisse visant à prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Elle impose des obligations aux intermédiaires financiers, y compris les fiduciaires.

Quels sont les risques en termes de non-conformité réglementaire?

Les risques incluent des amendes, des sanctions pénales, la perte de réputation et la révocation de l’autorisation d’exercer.

Quels documents doivent être collectés dans le cadre du KYC?

Les documents incluent des pièces d’identité officielles, des justificatifs de domicile, des statuts pour les entreprises et des informations sur les ayants droit économiques.

Que faire en cas de suspicion de blanchiment d’argent?

Il faut collecter toutes les informations pertinentes, rédiger un rapport détaillé et le soumettre au MROS dans les délais légaux.

Comment identifier une PEP?

Les PEP sont des personnes occupant ou ayant occupé des fonctions publiques importantes. Leur identification nécessite une analyse approfondie et l’utilisation de bases de données spécialisées.

Quels outils peuvent aider à la conformité LBA?

Des logiciels de gestion KYC, des outils de surveillance des transactions et des bases de données de sanctions sont essentiels pour respecter les exigences de la LBA.

Les sanctions en cas de non-conformité à la LBA

Le non-respect des obligations imposées par la Loi sur le blanchiment d’argent (LBA) peut entraîner des conséquences graves pour les fiduciaires et autres intermédiaires financiers. Ces sanctions visent à garantir que les acteurs du secteur financier respectent les normes établies pour prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Types de sanctions

Sanctions administratives :

Révocation de l’autorisation d’exercer.
Interdiction d’exercer une activité dans le secteur financier.
Amendes administratives pouvant aller jusqu’à plusieurs millions de francs suisses.

Sanctions pénales :

Peines d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à cinq ans pour les infractions graves.
Amendes pénales en cas de négligence ou de complicité dans des activités de blanchiment d’argent.

Sanctions financières :

Saisie des fonds liés à des activités illicites.
Paiement de dommages et intérêts aux parties lésées.

Sanctions réputationnelles :

Perte de confiance des clients et partenaires commerciaux.
Impact négatif sur la réputation de l’entreprise, pouvant entraîner une perte de parts de marché.

Comment éviter les sanctions?

Respecter les obligations légales : S’assurer que toutes les exigences de la LBA sont respectées.
Former régulièrement les employés : Mettre en place des formations continues pour sensibiliser les collaborateurs aux risques et aux obligations.
Auditer les processus internes : Réaliser des contrôles réguliers pour identifier et corriger les failles potentielles.
Collaborer avec les autorités : Maintenir une communication proactive avec le MROS et la FINMA.

Les outils technologiques pour la conformité à la LBA

L’utilisation d’outils technologiques est essentielle pour garantir une conformité efficace et réduire les risques liés au blanchiment d’argent.

Types d’outils disponibles

Logiciels de gestion KYC :

Automatisation de la collecte et de la vérification des données clients.
Intégration avec des bases de données de sanctions et de PEP.

Outils de surveillance des transactions :

Détection des transactions suspectes en temps réel.
Analyse des comportements inhabituels grâce à l’intelligence artificielle.

Systèmes de gestion documentaire :

Archivage sécurisé des documents KYC et des rapports de conformité.
Accès rapide aux informations en cas d’audit ou de demande des autorités.

Bases de données de sanctions :

Accès à des listes actualisées d’individus et d’entités sanctionnés.
Intégration avec les systèmes internes pour automatiser les contrôles.

Avantages des outils technologiques

Avantage	Description
Gain de temps	Automatisation des processus répétitifs, comme la vérification KYC.
Réduction des erreurs humaines	Minimisation des risques d’erreurs dans les contrôles manuels.
Conformité en temps réel	Mise à jour automatique des bases de données et des listes de sanctions.
Rapports détaillés	Génération de rapports conformes aux exigences des autorités.

Meilleures pratiques pour une gestion efficace de la conformité

Pour garantir une gestion optimale de la conformité à la LBA, les fiduciaires doivent adopter des pratiques rigoureuses et proactives.

Établir une culture de conformité

Leadership engagé : Les dirigeants doivent montrer l’exemple en priorisant la conformité.
Communication interne : Informer régulièrement les employés des mises à jour réglementaires.
Encourager la transparence : Créer un environnement où les employés se sentent à l’aise de signaler des comportements suspects.

Mettre en place des contrôles internes solides

Évaluation des risques : Identifier et évaluer les risques spécifiques à l’entreprise.
Segmentation des responsabilités : Éviter les conflits d’intérêts en séparant les fonctions critiques.
Surveillance continue : Utiliser des outils pour surveiller les transactions et les relations d’affaires en temps réel.

Checklist pour une gestion efficace de la conformité

Avez-vous mis en place une politique de conformité claire et documentée?
Vos employés reçoivent-ils une formation régulière sur la LBA?
Disposez-vous d’outils technologiques pour le KYC et la surveillance des transactions?
Effectuez-vous des audits internes réguliers?
Avez-vous un plan d’action en cas de suspicion de blanchiment d’argent?

FAQ (suite)

Quels sont les délais pour soumettre un signalement au MROS?

Les signalements doivent être soumis sans délai dès qu’une suspicion de blanchiment d’argent est identifiée. En général, cela doit être fait dans les 24 heures suivant la détection de l’activité suspecte.

Les fiduciaires doivent-ils signaler toutes les transactions en espèces?

Non, seules les transactions en espèces qui dépassent un certain seuil ou qui semblent suspectes doivent être signalées. Les fiduciaires doivent toutefois documenter toutes les transactions en espèces pour garantir la traçabilité.

Quels sont les risques liés à une mauvaise identification des ayants droit économiques?

Une identification incorrecte ou incomplète des ayants droit économiques peut entraîner des sanctions pour non-conformité, ainsi qu’un risque accru de faciliter involontairement des activités de blanchiment d’argent.

Comment les fiduciaires peuvent-ils se préparer à un audit de la FINMA?

Pour se préparer à un audit, les fiduciaires doivent :

Maintenir des dossiers KYC complets et à jour.
S’assurer que tous les employés sont formés aux exigences de la LBA.
Réaliser des audits internes réguliers pour identifier et corriger les failles.

Existe-t-il des exceptions aux obligations de la LBA?

Oui, certaines activités ou professions peuvent être exemptées des obligations de la LBA, mais cela dépend des circonstances spécifiques et des réglementations en vigueur. Il est conseillé de consulter les directives de la FINMA pour des informations détaillées (source: Lutte contre le blanchiment d’argent selon la FINMA).

LBA/AML en fiduciaire: obligations, KYC, risques et dossier de conformité en Suisse